フリーアドレスで電話をスムーズに取り次ぐには在席管理システムがおすすめ

フリーアドレスでの電話取り次ぎの問題点

フリーアドレスを導入したオフィスの代表的な悩みの1つに「電話の取り次ぎが行いづらい」という悩みがあります。実際、フリーアドレスでは従来の固定席のときのように、かかってきた電話を転送機能を使って席に置かれた電話まで回すことは難しくなります。まず具体的な問題を見ていきましょう。

電話の取り次ぎができない

従来のオフィスであれば、一人ひとり席が決まっており、外部からかかってきた電話を内線と転送機能を使って本人に取り次ぐことができました。しかし、フリーアドレスでは席が固定されていないため、そうした方法はできません。
また従来は、外部からかかってきた電話に対応する人が固定化する傾向にありましたが、フリーアドレスでは座る位置が毎日変わることや、すべてのデスクに必ずしも固定電話が置かれていないこともあり、電話の取り次ぎが以前よりも難しくなるケースがあります。さらに、同じ社内であってもチームや部署が違えば、顔と名前が一致せず、取り次ぎのハードルにもなります。

電話の近くの席を避けてしまう

また別の側面として、フリーアドレスですべての席に電話が設置されていない場合、電話の近くの席を意図的に避ける社員が出てくるという問題もあります。そもそもの着信を取ることを避けるわけです。フリーアドレスになって、電話の取り次ぎが面倒になることで、そうした傾向は一層強まるともいえます。

固定電話の意味合いが薄くなる

フリーアドレスの導入とともに、固定電話を削減するケースも少なくありません。コスト削減の意味ではなく、そもそもフリーアドレスでは、固定電話をデスクに1台ずつ設置する意味は小さくなっています。
固定電話は経理、総務など、フリーアドレスを導入しても、固定席を使用するケースが多い部署やチームに限定されることになっていきます。

フリーアドレスでスムーズに電話を取り次ぐ方法

フリーアドレスを導入しても電話をスムーズに取り次ぐために、社内でできる方法を紹介します。着信に迅速に対応することは、古臭いように思えますが、最低限のビジネスマナーです。

在席管理システム

在席管理システムはパソコンやスマートフォン・タブレット端末から、社員の勤怠管理や業務状況の確認ができるツールです。フリーアドレスでの社員の座っている場所を可視化してくれます。
在席管理システムは、社員が今、座っている席だけでなく、社員の一日のスケジュール、休憩・外出・会議などでの離席状況も把握できます。また、席の予約機能（ホテリング）により、数カ月先までの予約が可能です。フリーアドレス導入時には、必須のシステムといえますが、電話取り次ぎにも活用できます。
座っている場所がリアルタイムで特定できれば、一番近くの固定電話に内線を回したり、個別に持っている社用の携帯電話に連絡することができます。もし該当する社員が休暇や出張で不在であっても、在席管理システムを見れば、すぐに状況を把握できます。

デジタルコードレスフォン

デジタルコードレスフォンは、いわば従来オフィスで使っていた固定電話を持ち運べるようにしたものです。電話の子機を持ち歩くイメージです。オフィスにいるときは、社員はそれぞれ1台ずつデジタルコードレスフォンを携帯します。外線がかかってきたときは、社員1人ひとりに対応したデジタルコードレスフォンに転送します。
デジタルコードレスフォンなら、電話を受け取る人も固定電話の設置場所まで行く必要はありません。フリーアドレスと親和性が高い電話といえます。

社用携帯

フリーアドレス導入とともに社用携帯を導入し、外部からの電話は社員一人ひとりに直接かかるようにすることも可能です。むしろスマートフォンが広く普及した今、もっとも現実的な手法といえるかもしれません。
ただし、固定電話を完全に廃止し、社用携帯だけの連絡にしてしまうと、外部の取引先や顧客から見れば、担当者に連絡が取れなかったときに、どこに電話すればいいかわからない、というような状況になりかねません。
固定電話は、部署単位、チーム単位で最低限の台数を残しておくほうがよいでしょう。

クラウドPBX

デジタルコードレスフォンや社用携帯などの、社員が持つ個別の端末とは別の話ですが、フリーアドレス導入と同時に、従来の電話システムを見直すケースもあります。一般にオフィスの電話は、PBX（構内交換機）を設置し、外線や内線を処理してきました。PBXは複雑な機能に対応し、コストもかかります。
クラウドPBXは、従来のPBXの機能をクラウドで提供するサービスです。社内にPBXを設置する必要もなく、柔軟な運用が可能になります。

電話代行サービス

電話代行サービスは、電話対応を専門に請け負うサービスです。電話のやりとりは代行企業が行い、チャットツールやコミュニケーションツールで該当者に内容を通知します。電話代行サービスを使うと、社内に着信に対応する人員を置く必要がなくなります。業種や業態によっては、社員が電話対応から解放されるため、有用なサービスといえます。

電話番号を非公開

そもそも会社の電話番号を公表せず、電話自体が来ないようにする企業も増えています。ビジネスでのインターネット活用が広がり、メールやチャットツールなどでのやりとりが中心となっている企業では、電話でのやりとりは少なくなっています。
そうした企業では、社員に社用携帯をもたせ、会社にはあえて電話を置かないという選択肢もあります。

在席管理システムを導入してフリーアドレスの電話をスムーズに

フリーアドレスにおける電話の問題を解決するために、現状、最も有効で現実的な方法は「在席管理システム」の導入です。在席管理システムは電話の取り次ぎをスムーズにするのみならず、業務管理にも活用できます。
また、携帯電話、スマートフォンの普及によって、ビジネスにおける固定電話の役割は変化してきています。フリーアドレス導入は、電話システムの見直しを行う絶好の機会にもなります。