フリーアドレスオフィスとは？メリットと備品の扱い方や私物の整理方法なども紹介

フリーアドレスオフィスとは？社員が日替わりで席を共有するオフィスの運用方法

フリーアドレスオフィスとは、社員の座席を固定せずに席を共有するオフィスです。社員に席を共有させることで、さまざまなメリットがあります。社員それぞれ自分の荷物はロッカーへ入れ、デスクで使用する備品はオフィス内で共有するので、オフィスに無駄な荷物や備品が増えません。常にすっきりとした、使いやすいオフィスにすることができます。次では、フリーアドレスオフィスの具体的なメリットを紹介しましょう。

フリーアドレスオフィスのメリット

オフィスをフリーアドレス化することで、以下のメリットが考えられます。

• ・オフィスに整理整頓されやすい環境ができる
• ・オフィスに有効活用できるスペースができる
• ・社員のコミュニケーションを促せる
• ・業務の効率化が期待できる

ここでは、それぞれのメリットについて解説します。

オフィスに整理整頓されやすい環境ができる

フリーアドレス化により、オフィスに整理整頓しやすい環境をつくれるのがメリットです。整理整頓しやすい環境ができれば、オフィスをきれいな状態で保つことができます。フリーアドレスオフィスには、個人の席という概念がありません。

そのため、就業時はその日に使用したデスクだからといって、私物や書類などを置いたままにできなくなります。片付けるというよりも、「使用前の状態に戻す必要がある」と社員に意識づけられるので、常に整理整頓される環境ができるのです。

オフィスに有効活用できるスペースができる

フリーアドレス化で、オフィスに活用できるスペースが増えるのもメリットです。職種や業務内容などによりますが、例えば外回りばかりの社員が多いオフィスでは、所属する社員全員分のデスクを準備する必要はありません。個人の席が決まっていないフリーアドレス化では、実際に利用する数の席を準備するだけで業務を行えるのです。

デスクの数を減らせれば、空いたスペースをさまざまな用途で利用できます。また、今よりも小さなオフィスに引っ越せば、経費の削減にもつながるでしょう。

社員のコミュニケーションを促せる

フリーアドレス化は、社員同士のコミュニケーションを促せるのもメリットです。席が決まっている場合、隣席や正面など自席付近の社員とばかり会話することになります。会社によっては、同じオフィスに勤めているにもかかわらず、席が離れている社員とは、ほとんど会話を交わしたことがないというケースも少なくありません。

フリーアドレス化すれば、それまで会話する機会がなかった社員同士のコミュニケーションを促せるので、オフィスの活性化が期待できます。それにより、部署内だけでなく、他部署とのやり取りがスムーズになり、業務を進めやすい環境をつくれるのです。

業務の効率化が期待できる

席が固定されていないフリーアドレスオフィスは、業務の効率化が図れるのもメリットです。プロジェクトチームメンバー同士の打ち合わせや、社員教育のために新人と教育係が同席できるなど、柔軟な使い方ができます。例えば、席が固定されている場合、打ち合わせ1つするにしても、メンバーの予定を確認し日時を決めたうえで会議室を押さえなければいけません。

フリーアドレスオフィスでは、メンバーが同じ場所を選べばいいだけなので、容易に打ち合わせできます。また、プロジェクトなどでチームが決まってから席を移動するケースもあるでしょう。固定席の場合なら、席の移動に1日や2日かかってしまう社員も少なくありません。こうしたケースでも、フリーアドレス化は効率的に利用できるのがメリットです。

フリーアドレス化に向いているオフィス

フリーアドレス化に向いているオフィスは、以下の通りです。

• ・Wifi環境や無線LAN環境が整備されているオフィス
• ・外勤の社員が多いオフィス
• ・テレワークを導入しているオフィス

ここでは、それぞれについて解説します。

Wi-Fiや無線LAN環境が整備されているオフィス

オフィス内どこに居てもネットにつながる環境があるなら、フリーアドレス化に向いているオフィスです。LANケーブルがなければ、ネットにつながらない、社内サーバーにアクセスできない、などの環境では席を固定しなければ業務を進められません。

さらに、クラウド上で管理するなど効率化していれば、どこの席に座ってもすぐに欲しい情報へアクセスできるので、業務に支障をきたすことはないでしょう。

外勤の社員が多いオフィス

外勤の社員が多いオフィスなら、フリーアドレス化に向いています。オフィスでは、外勤者が多くても人数分の席を用意しているのが一般的です。ただ、就業時間のほとんどで外出している社員の席を確保するのは、スペースの無駄遣いです。フリーアドレス化しておけば、使用時間が短い固定席を減らせるので、スペースの有効活用につなげられます。

テレワークを導入しているオフィス

テレワークを導入していることも、フリーアドレス化に向いているオフィスです。テレワークを導入できるのは、社内ネットワークやクラウド化が進んでいるということです。どこにいても仕事を進められる環境があるので、フリーアドレスの導入も容易に進められるでしょう。

フリーアドレス化での備品の扱いと私物の整理方法

フリーアドレス化には、さまざまなメリットがあります。しかし、オフィス内で備品をどう扱うのか、私物など荷物はどこに置くのか、などのルールが必要です。ルールがなければ、備品を片付けない社員や、私物をいつも同じ席に置きっぱなしにする社員が増え、結果的に席が固定されてしまう恐れがあります。ここでは、フリーアドレス化のルールとして、備品の扱いと荷物の置き場について紹介します。

備品はオフィス内で共有する

オフィスをフリーアドレス化した場合、備品は共有が原則となります。それが、フリーアドレス化を成功させ、整理されたオフィスにするためのポイントです。

オフィスで使う備品は、一人ひとりに与えられることが一般的ではないでしょうか。ただ、ほとんどの備品は常に使うものではありません。例えば、ハサミやホチキスなどの文房具は、必要なときだけあればいいものです。ペーパーレス化が進んでいれば、ほとんど使わないケースも多いでしょう。これら備品は決められた場所で管理してオフィス内で共有すれば、一人ひとりが所持するなどの無駄を減らせます。それにより、フリーアドレス化を進めやすくなるのです。

私物などの荷物はロッカーへ入れる

フリーアドレス化するなら、自分の荷物はロッカーへ入れるルールを設けましょう。フリーアドレス化で席は共有するので、デスクは個人のものではありません。

席が固定されている場合、社員によってはカバンをデスクの下に置いたり、コートをイスの背もたれにかけたりするので、オフィスが整理されていないように感じるのです。カバンやコートなどをロッカーに入れるルールを設ければ、オフィスはすっきりするでしょう。また、使用した席の清掃についてのルールもあれば、きれいな状態を保てます。

フリーアドレスオフィスは備品や荷物を整理するルールを決めて導入しましょう

フリーアドレスオフィスは、業務の効率化やコミュニケーションの活性化など、さまざまなメリットがあります。しかし、備品を減らして管理したり荷物を置く場所を決めたりしなければ、結果的に席が固定されてしまうケースも少なくありません。フリーアドレスオフィスを導入するなら、「備品は個人ではなくオフィスで共有」「荷物は各自ロッカーへ入れる」など、整理するためのルールを決めましょう。