①持ち物を最小限にする
フリーアドレスのオフィスでは、必要最低限の持ち物で仕事をすることが重要です。毎日異なるデスクを使用するため、持ち物が多いと移動が煩雑になり、効率が下がる可能性があります。
基本的なアイテムとしては、
- ・ノートパソコン
- ・充電器
- ・ノート
- ・ペン
- ・ヘッドホン（静かな環境を作るため）
などが挙げられます。また、物が多すぎると作業スペースが狭く感じられ、集中力を欠いてしまうこともあります。持ち物を最小限にすることで、シンプルかつ効率的なワークスペースを維持し、必要なものだけに集中することができるでしょう。
②毎日の計画を立てる
フリーアドレスのオフィスでは、毎朝自分の席を確保する必要があります。そのため、1日の計画を立てて、どのタイミングでどこに座るかを考えることが重要です。
会議やチームミーティングのスケジュールを考慮し、自分の作業スタイルに合った席を選びましょう。
例えば、
- ・集中して作業したいときは静かな場所
- ・コミュニケーションを重視する場合は共用スペースに近い場所
を選ぶと良いでしょう。
③コミュニケーションを積極的に取る
フリーアドレスのオフィスでは、毎日違う人が隣に座ることになり、さまざまな部署やチームの人々と接触する機会が増えます。この状況を積極的に活用して、コミュニケーションを取るようにしましょう。
普段はあまり接点のない他部署の人との会話を通じて、新しい発見やインスピレーションを得ることでき、仕事の質を向上させることができます。ランチタイムや休憩時間を利用して、他の部署のメンバーと交流することもおすすめです。
④デジタルツールを活用する
フリーアドレスのオフィスでは、デジタルツールの活用が不可欠です。特にクラウドサービスやプロジェクト管理ツールを使いこなしましょう。これにより、席が変わっても作業の継続性を保つことができます。
チームメンバーとのコミュニケーションも、チャットツールやビデオ会議システムを活用してスムーズに行いましょう。
⑤自己管理能力を高める
フリーアドレスのオフィスでは、固定されたルーチンがないため、自律的に仕事を進める能力が特に求められます。自己管理能力を高めるために、タイムマネジメントやタスク管理のスキルを磨きましょう。
例えば、日々のタスクをリスト化し、優先順位を付けて進める習慣を身につけることで、業務の効率化を図ることができます。また、自分自身のエネルギーレベルや集中力の波を理解し、それに応じたスケジュールを組むことで、効率的に仕事を進めることができるでしょう。
フリーアドレスの環境では、自分自身のペースで仕事を進めることができる反面、しっかりと自己管理を行わないと、業務の進行が遅れるリスクもあります。そのため、常に自己管理を意識し、仕事の質を保つ努力が求められます。
⑥フレキシブルなマインドセットを持つ
フリーアドレスのオフィスでは、変化に対応する柔軟なマインドセットが求められます。毎日異なる環境で仕事をすることは、最初はストレスに感じるかもしれません。しかし、変化を楽しみ、新しい環境に順応することで、自身の成長につながります。
毎日新しい席に座るということは、毎日新しい風景や人々に触れるということ。日常のマンネリを打破し、新たな刺激を得ることに繋がります。
⑦健康管理を怠らない
フリーアドレスのオフィスでは、自分の健康管理にも気を配りやすくなります。座席を好きに移動できるので、定期的に立ち上がったりストレッチなどをする癖をつけ、長時間の座りっぱなしによる健康被害を避けるようにしましょう。
目の疲れを防ぐために、定期的に遠くを見たり、画面の明るさを調整することも大切です。フリーアドレス環境では、自分の体調や気分に合わせて最適な作業環境を選ぶことができます。
さらに、健康的な食事や適度な運動を心がけることで、全体的な健康を維持し、仕事のパフォーマンスを向上させることができるでしょう。
⑧共同スペースのルールを守る
フリーアドレスのオフィスでは、共同スペースを利用する機会が増えます。そのため、他の人とスペースを共有する際のルールを守ることが非常に重要です。
- ・長時間席を確保しない
- ・私物を放置しない
- ・音量を抑える
などのマナーを守りましょう。
使用したスペースはきちんと片付け、次に使う人が快適に利用できる状態に保つことも大切です。全員がルールを守ることで、オフィス全体が快適な環境となり、結果として生産性が向上します。
まとめ
フリーアドレス環境は、個々の意識や工夫によってより快適で効率的な作業空間に変えることができます。固定席制度に慣れた人にとって、最初は戸惑うことがあるかもしれませんが、ここで紹介したポイントを意識して日々の仕事に取り入れることで、フリーアドレスに早く慣れ、「できる」人になることができます。
最終的には、個々の努力が会社全体の雰囲気を良くし、生産性を向上させることにつながるでしょう。柔軟なマインドセットと自己管理のスキルを磨き、新しい働き方に順応することで、フリーアドレスの環境でも最高のパフォーマンスを発揮できるようになるでしょう。
