フリーアドレス導入によって生産性が向上するメカニズム

今、フリーアドレスが浸透し始めている

実は、フリーアドレスは日本で生まれたワークスタイル。90年代後半あたりからIT企業や外資系企業が導入しはじめ、2000年代にかけて浸透していきました。

フリーアドレスが浸透し始めた理由

なぜ、フリーアドレスが多くの企業に浸透し始めたのでしょうか。その理由を解説していきましょう。

導入ハードルの低下

フリーアドレスの黎明期である1980年代後半から90年代前半は、今のように認知されることもなく、広がりを見せることもありませんでした。それにはわけがあります。当時のオフィス内では、パソコンはデスクトップ型、電話は固定電話、書類は紙が使われていたからです。これらをフリーアドレスで使うのは難しく、それがネックとなっていました。しかし、90年代後半から一気にデジタル化・モバイル化が進み、ノートパソコンや携帯電話、デジタルデータ、さらには無線ネット環境などが広く普及します。フリーアドレスは、モバイルやデジタルと相性がよく、導入するためのハードルが低くなったことが、広く浸透することにつながったのでしょう。

生産性向上を目指す企業が増えた

従来のフリーアドレスの目的は、オフィスを省スペースに使うことでコスト削減をすることでした。これは今でもメリットのひとつではありますが、会社経営陣のメリットでしかなく、社員にはフリーアドレスの旨味がありません。しかし、昨今のフリーアドレスの主な目的は「生産性向上」に変化しています。社員一人ひとりが自由なスタイルで働くことで生産性を上げ、なおかつ社員同士のコミュニケーションを活性化し、会社全体の生産性も上げていくといった社員ファーストの目的になっているのです。また、自由な働き方は社員ニーズと一致することから、フリーアドレスが受け入れられるようになったと考えられます。

ペーパーレス化の浸透

昨今では、業務効率改善やコスト削減、セキュリティ強化といった理由から、ペーパーレス化が進んでいます。ペーパーレス化によって、書類の共有が容易になり、書類を収納していたスペースを有効活用できます。このペーパレス化の浸透が、フリーアドレスの普及を後押ししていると考えられます。

フリーアドレス導入が生産性を向上させる理由

フリーアドレスを導入すると、生産性が向上するといわれています。その理由は大きく2つあると考えられます。

1つは、その日の業務内容によって執務スペースを変えられることです。例えば、集中してプレゼン資料を作りたいときには集中席を利用する、ブレインストーミングでアイデアを出したいときにはフリースペースを使うなど、効率的に業務が進められる場所を選べます。そのため、社員自身が考えて行動できるようになり、セルフマネジメントもアップします。

もう1つは、社内コミュニケーションの活性化です。フリーアドレスでは他部署の人と距離が近くなり、コミュニケーションをとることが増えます。雑談から新たなアイデアが生まれたり、お互いの業務を理解したり、アドバイスがもらえたりと、会社にとってプラスになることが生まれやすい環境がフリーアドレスなのです。

フリーアドレスでは仕事を効率よく進められ、コミュニケーションの活性化によって仕事のクオリティを高められます。このことから、フリーアドレスは生産性の向上につながる可能性があります。

フリーアドレス導入の流れ

フリーアドレスを導入するにはどのような手順を踏めばよいのでしょうか。具体的な流れを説明していきましょう。

STEP①導入目的を明確にする

まず最初に行うのは、フリーアドレスをなぜ導入するのか、目的を明確にすることです。フリーアドレスはワークスタイルのひとつで、今までとは違う働き方を不安視する人もいるかもしれません。また、やみくもに導入すると失敗してしまう恐れがあります。そうならないためにも、目的をはっきりさせ、社員と共有しておくことが大切です。

STEP②ルールの作成・整備

フリーアドレスを導入後、問題が発生することもあります。問題の発生を防ぐこと、また問題が発生したときに素早く対処するために、ルールを作っておきましょう。
例えば、以下のようなルールです。

• ・席を予約制にする
• ・毎日同じ席を使わない
• ・デスクを使い終わったら仕事道具を片付ける
• ・3時間以上離席する場合は席を変更する

STEP③座席管理システム・社用携帯の導入

フリーアドレスでは、誰がどこにいるのかわからないということが発生します。それを解消するのが「座席管理システム」です。オフィスを可視化できるため、電話や訪問者の取り次ぎや会いたい人を探すのにも役立ちます。

また、電話の取り次ぎをスムーズにするために、社用携帯やクラウドPBXの導入を検討しておきましょう。

STEP④試験的に導入開始

本格的に導入する前に、特定の部門や部署でフリーアドレスを実際に導入してみます。フリーアドレスをやってみた結果、問題点や改善点を洗い出し、スムーズに運用できるように調整しましょう。

STEP⑤本格的にフリーアドレスをスタート

本格的にフリーアドレスをスタートさせます。このとき、ビジネスチャットや社内SNSなどの情報共有ツールの導入も検討すると、コミュニケーションがさらに取りやすくなるでしょう。

フリーアドレスで働きやすい環境に

フリーアドレスを導入すると、社員同士のコミュニケーションが活性化し、生産性アップも期待できます。ただし、快適に運用するためには、目的の明確化、ルール作りが大切です。社員全員が働きやすい環境、働き方をフリーアドレスで実現しましょう。