本当に「フリー」なフリーアドレスを実現しよう

フリーアドレスが苦手な人のホンネ

会社の中には様々なタイプの人がいますから、当然フリーアドレスが苦手という人もいます。メリットがあるからといってフリーアドレスを強行してしまうと、かえってモチベーションを下げることにもなりかねません。
そもそもフリーアドレスが苦手という人はどういう気持ちなのでしょうか。

人の移動のせいで集中しにくい

フリーアドレスになると、仕事中にデスクを移動する人が増え、集中の邪魔になる

ほかの人が使ったデスクを使いたくない

デスクは共有なので、前の人の飲み物の跡や消しゴムのカスなどの汚れが残っていることがあり不快

自分のデスクがないと嫌

固定席のデスクであれば、好きな小物を置いたり、対応中の書類を手元に置いておいたり、メモや付箋を貼ったり、自分にとって仕事しやすい空間を作れるので安心

コミュニケーションを取りたくない

そもそも人と接することが苦手なので、「他部署の人が傍に座るから会話を」と言われてもそれ自体が負担になる

チームの人がそばにいないので仕事しにくい

何か質問したいときに、アドレスがフリーなせいで部署のメンバーがどこにいるかわからず、探すのに不要な手間がかかったり、質問できないままになったりしてしまう

移動の際、荷物が多くなる

デスクを空けるときや帰るとき、いちいちPCを持って移動する必要があり、不便

面倒くさい

毎朝デスクを決めたり、仕事道具の片付けが毎日発生するのが面倒

デスクをフリーに選べる、という言葉のイメージは前向きでいい印象がありますが、「フリー」を実現するにはそれなりのマナーやルールも必要になりますし、マナーが徹底しないことには全員が心地よく仕事ができる環境になりません。
また、そもそも性格的に「フリー」な状態が好きではない方もいらっしゃいます。
会社といえど個人の集まりですから、こういったことからトラブルが発生しないよう心を配る必要があります。

フリーアドレス導入とともに、オフィスのあり方を見直そう

「思いやり」「気配り」基本のマナーに立ち返る

人に気を配ることは社会生活を営む人間として持っておかねばならないスキルです。固定席だろうがフリーアドレスだろうが、人がそばにいる環境なら言動には注意するのは基本。「使った場所は綺麗に」なんていう、子供の頃から目にしてきたルールも、「言わなくてもわかるだろう」と思わず最初からルール化しておき、時折運用を見直すことで快適なオフィスを作り上げることができます。
また、特に集中したい人が座るためのデスクを設けて、ハード面からも仕事がしやすい環境を作りましょう。

フリーアドレスの向き不向きを考える

自分のデスクを自分用にカスタマイズした方が効率がいい職種・業務内容の方もいるでしょう。導入前によくヒアリングし、個々人のデスクがあった方がよい部署にまでフリーアドレスを導入しないようにしましょう。

コミュニケーションは強要しない、フリーに活性化してもらう

フリーアドレスになって社内のコミュニケーションが活性化するのは、過去の例を見ても事実ではあります。しかし「フリーアドレスにしたぞ、さあコミュニケーションを取ろう」とするのはやはり何か間違っています。長期的に運用し、社員それぞれのペースで自然発生的なコミュニケーションが生まれて初めて、良い結果につながります。

必要に応じてグループアドレスも導入、チームメンバーを同じデスクにまとめる

グループアドレスとは、チーム単位で固まってフリーアドレスのデスクを選ぶようにするやり方です。新入社員の育成や、チームでの協力が必要なプロジェクトが進行しているなら、グループアドレスも併用し、コミュニケーションの不足を防ぎましょう。

面倒くささは前もって予防。「持ち物はコンパクトにまとめる」前提のオフィスに

共有物用の棚や個人ロッカーを設置したり、ノートパソコン・周辺機器を手軽に持ち運べるバッグを配布したりし、モノを持ち運ぶストレスを軽減する工夫をしましょう。また、ペーパーレス化を進め、デスク回りにモノがいらないオフィスにしましょう。日々のデスク選択も、ホテリングシステムなどを導入し、楽に行えるようにしましょう。

「フリー」は「ルール」の上に成り立つ

「フリーアドレス」自体はたかがデスクの使い方。しかし、導入後実際に生産性が上がった企業が多くあるのは事実です。ただ、その恩恵を受けるためには、意識改革・備品やシステムの選択・ルールの明確化など、社員の気持ちになって考え、運用し、さらに都度改善していかなければなりません。フリーアドレスを使って自社をどうしたいのか、目的をはっきり捉え、細かい改善を行った先に、デスクだけではないフリーさをもつ企業が育っていきます。