フリーアドレスで悩む！私物の持ち運びはどうする？
フリーアドレスで多くの従業員が悩むポイントとして、私物の持ち運びがあります。文房具やメモ帳、ひざかけなどデスクを移動する際に「荷物がかさばってわずらわしい」と頭を抱えることがありますよね。ここでは私物を楽に持ち運ぶ3つの方法をご提案します。個人はもちろん、企業の担当者の取り組みでも参考にしてください。
モバイルバッグの活用
1つ目はモバイルバックの活用です。モバイルバッグは必要書類や手帳、モバイル端末など必要なものをまとめて運べるため利便性が高いアイテムです。フリーアドレスの場合、机に荷物を残さないため、私物を持ち歩く必要があります。その場合はモバイルバックを従業員が各自で活用すると移動に関する不便さを軽減できます。
なお、モバイルバッグは卓上で利用できる商品もあります。その場合は営業職の方がデスクワークからクライアントワークまで一貫して活用できる点が嬉しいポイントです。
モバイルバッグはブラックやグレーなどのシンプルでジェンダーレスなものはもちろん、パステルカラーで仕事のモチベーションを高められるものも多く販売されています。オンラインショップでチェックしてみるのもいいですね。
ワゴンの活用
荷物が多くなる場合は、ワゴンを導入する方法もあります。なお、ワゴンの場合は備品として企業で用意することが多い傾向です。ワゴンを導入する場合は、細かなルール決めも必要になります。ワゴンをデスクごとに固定してしまうのか、従業員が少ない場合は一人ひとつを用意して専用として使うのかといった細かな課題も検討しましょう。
ワゴンについては、スタイリッシュさ、おしゃれさといった観点からやや逸脱するものの、定番の事務機メーカーだけでなく、無印良品やニトリ、IKEAなども選択肢に加えると利便性だけでなく、従業員からの「ちょっといいかも」という満足度を高められます。
備品は社内で支給
フリーアドレスにトライするとしたら、最終的に荷物を減らす取り組みを目標にしたいものです。理想としては、従業員が私物を持たず、業務に取り組めるのがよいでしょう。荷物を減らすためには備品は社内で支給し、従業員は自分の荷物をしまった状態で移動できる体制が理想的です。
個人で快適な環境を整えるのももちろん必要ですが、ゴールを目指す際にはやはり企業主体でフリーアドレスの環境改善を行っていきたいものです。
持ち運びに使えるアイディアやショップ
ここからはフリーアドレスの企業において「私物の管理が不便」「もう少しおしゃれにデスク周りを整えたい」と考える人向けのアイディアを紹介します。
100円均一のアイテム
個人でフリーアドレスの快適性を高めるなら、100円均一のアイテムがおすすめです。価格を抑えながら自分なりの工夫ができるでしょう。具体的には、小さめのポーチやペン立て、ブックスタンドなどがあります。ホワイトやクリアなどのシンプルなデザインのものがオフィスにはぴったりです。
なお、下記の記事でもフリーアドレスを快適にするグッズを紹介しています。あわせてご覧ください。
参考記事：お気に入りのフリーアドレス向けグッズと座席での時間を快適に過ごす
ニトリや無印良品などの人気ショップ
機能性を高めたり長く使いたい場合は、ニトリや無印良品など人気ショップのアイテムを使う方法もおすすめです。例えば、無印良品の場合はケースを複数組み合わせて、自分の収納場所を作れる点が嬉しいポイント。書類の種類やスペースの広さに合わせて工夫しましょう。
しかし、注意したいのは「個人で快適性を高めすぎること」です。各従業員が「自分だけのデスクづくり」にこだわりすぎるとフリーアドレスではなく「自分の机」となってしまう点が懸念点であるといえるでしょう。
事務用品のオンラインサイト
企業主体でフリーアドレスを推進したい、または円滑に行いたい場合は事務用品のオンラインサイトを活用して備品の手配を行いましょう。オンラインサイトであれば利便性が高く、かつ事務用品として特化したものがあるため選びやすいメリットがあります。
特に、フリーアドレスをスタートしたばかりのタイミングでは何かと物入りです。必要なものを一括で揃えられるため、オンラインサイトをチェックしてみましょう。
なお、下記の記事ではグッズだけでなくデスク選びのポイントも解説しています。環境整備にあわせてご参考ください。
私物の持ち運びに関する注意点
ここからは従業員とフリーアドレス推進の担当者双方がチェックしておきたい注意点を4つ紹介します。働きやすいフリーアドレスの環境整備は個人と企業双方のすり合わせが肝心です。
ルールは会社主体で決める
まず、フリーアドレスに関する持ち物のルールやデスクの使い方のきまりは企業が主体となり仕組みづくりを行いましょう。企業によっては現場の従業員に一任し、ルールが明確になっていなかったり、いわゆる「お局さん」が独自ルールを設けていたりとブラックボックス化していることも。
ルールを決める時は会社が主体となり、かつ管理職のみでなく現場全体の話を聞いて進める意識が欠かせません。なお、ルールを定める際は人力だけでなく、システムやツールの活用も検討します。ツールを取り入れることでルールに具体性を持たせたり、見える化が可能です。
会社で用意するもの自分で用意するものの差別化
フリーアドレスの場合は、従業員が自分で準備するもの、または会社で準備するものを明確にしましょう。例えば、「この文房具は会社の備品です」と従業員に話していなかった場合「これは誰かのペンかもしれない…」と思い、使用をためらう人が出たりものが片付かなくなったりするケースが見られます。
誰のものか分からない備品はオフィス内が雑然とする原因になるため、はじめは「共用のものと私物の区別」やがては「共用のもののみに統一」と進めていきましょう。
文具は一括管理を徹底
文具は一括管理を徹底し、消耗品の管理で手間がかからないように取り組みましょう。フリーアドレスを上手に推進するには、従業員が私物をなくし、特に文房具においては会社支給のもののみに留めるのが理想的です。
盗難や紛失に注意する
フリーアドレスになれるまでは私物が共有化されてしまったり、紛失などが起こる可能性も考えられます。悪意があって行われるものだけでなく「誰のかわからないけれど、使わせてもらった」といったきっかけからトラブルにつながることもあります。そのため、フリーアドレスを推進する場合は個人ロッカーだけでなく、共有の事務用品収納スペースを作ったり、スポット的な荷物を置くスペースなども用意しておきましょう。
【いざ実践！】従業員が憧れるデスクを作るには？
ここからは従業員が憧れる、そしてのびのびと働けるデスクづくりのポイントを3つ紹介します。毎日使うデスクだからこそ、無意識のうちに「不便」と感じるポイントをなくしたいものです。使い勝手のよさや従業員の導線を意識してアイテムのチョイスやレイアウトの編成を行いましょう。
シンプルかつ使い勝手の良さを意識
まず憧れるデスクとはいえ、シンプルなものが重要です。フリーアドレスを推進しようと思った場合、どうしても見栄えや従業員の目の前の声を意識してしまいます。しかし、あくまでフリーアドレスの環境整備は「仕事」です。シンプルかつ使い勝手がよい「業務効率化」といった観点を大切にしましょう。
そもそも、フリーアドレスは従業員間のコミュニケーションを増やしたりペーパーレスを通じて業務効率化をはかったりと「よりよい業務」を目指す取り組みの一つです。手段が目的にならないよう注意が必要です。
業務導線に合わせた備品の配布
シンプルなだけでなく、業務導線に合わせたグッズの配布や補充も必要です。例えば、従業員から「ブックスタンドが欲しい」と要望があったとしても、別の部署ではブックスタンドを必要としていなかったり、むしろ邪魔になってしまうといったケースも見られます。そのため、何でも備品を増やすのでなく、従業員の導線を確認したうえで効率的に業務を進められる備品の設置や配布を行いましょう。
なお、業務導線においては「紙を減らす」といった観点も重要です。FAXや郵便物、たくさんの契約書など紙を電子化することで業務効率化を加速させることも可能です。
ジェンダーレスなアイテム選定で「会社」を意識
企業がフリーアドレスの文房具やグッズを用意する場合は、ジェンダーレスのアイテムを意識しましょう。シンプルなものを選定するとこの課題は解決できますが、「性差なく使えるアイテム」は重要なポイントです。
備品を法人以外のところで購入すると、個人の満足度は高まります。しかし、趣味や偏りがどうしても出てしまう点が難点です。パステルカラーや女子ウケなどを意識した備品の場合、誰かの「使いにくさ」につながる可能性もあります。人の趣味が業務に出すぎてしまうと、社内の環境に統一感が出なかったり、業務に適していない空間づくりにつながってしまうこともあるでしょう。「皆が使いやすい備品かどうか」は担当者がチェックしたいポイントです。
まとめ
フリーアドレスの注意点は、個人にとっては「使いやすさの追求」、企業としては「統一感やルールの取り決め」と注目するポイントが異なる点にあります。そのため、双方が納得できる環境づくりは骨が折れる仕事でしょう。しかし、現場の声を取り入れながら「皆が使いやすいオフィスやデスク」を意識した環境整備はやがて企業にとってポジティブな影響をもたらすでことにつながっていくのです。
