フリーアドレスの収納の悩みを改善するコツや便利アイテムをチェック

フリーアドレスとは

フリーアドレスとは、社員がその日仕事をするデスクを自由に決める、固定席を持たないオフィス形態です。オフィスのデスク数を最小限に抑えることができ、オフィスの省スペース化、合理化が行いやすくなることから導入する企業が増えています。
ITの発達によりデスクに縛られて働く必要はなくなり、自由な働き方を後押しする観点からも、フリーアドレスは有効な施策の1つと言えます。従来のオフィスでは毎日同じ景色を見て、同じメンバーとだけ接して仕事を進めていました。そうした状況は、コミュニケーションを密にする一方で、停滞を招き、新しいアイデアの促進を阻害することにもなります。
フリーアドレス導入が増えてきているのは、社員のコミュニケーションを促し、これまでにない発想を生み出すための時代の要求ともいえます。

フリーアドレスでの収納の悩み

フリーアドレス導入は多くのメリットがありますが、固定席がなく、省スペース化が可能になる一方で、収入がハードルになります。フリーアドレスにすることで、どのような収納の悩みがあるのか解説します。

仕事道具の持ち運びに手間がかかる

従来のオフィスでは社員一人ひとりに自分のデスクが与えられ、デスクの上や引き出しに仕事道具を収納しておくことができました。しかし、フリーアドレスでは毎日デスクが変わるため、仕事道具を持ち運ぶ必要があります。
ノートパソコンや筆記用具だけならまだ手軽ですが、仕事道具の多い業種や職種の場合、持ち運びだけでも一苦労。さらに就業時には毎日仕事道具を片付け、デスクをきれいに片付ける必要があります。

個人用のロッカーが必要

フリーアドレスで仕事をする席は自由になりますが、一人ひとりの荷物や書類の収納スペースが別途必要になります。これまで個別のデスクが収納スペースを兼ねていましたが、フリーアドレスでは、個別のデスクの代わりに、個別のロッカーを用意する必要があります。
デスクの上に書類などが山積みになっているケースがありますが、そうした場合は仕事の進め方の見直しも必要です。フリーアドレスは机だけの問題ではなく、業務効率やワークフローにも影響する問題です。同時に、ペーパーレス化、共有のファイルサーバーの導入などが必須です。
フリーアドレスで省スペースを目指したとしても、収納スペースが場所を取ってしまうことになっては本末転倒。業務の見直し、ワークフローの改善も同時に進めます。

盗難の恐れがある

フリーアドレスでは、デスクには基本的に収納スペースはありません。私物などはデスクの上に置いて仕事をするケースが多くなります。休憩やちょっとした用事でデスクを離れる場合、私物をそのままにしておくことは盗難のリスクを生みます。
もちろんオフィスは基本的に社員だけが出入りできるスペースになりますが、目が届きにくい死角も生じます。私物を一式、入れておける持ち運び用の収納ボックスなどを合わせて導入するとよいでしょう。

フリーアドレスでの収納のコツ・ポイント

フリーアドレスで課題となる収納。上手く解決するためのコツやポイントを紹介します。

社内ルールの統一

フリーアドレス導入にあたっては、必ず使用ルールを策定・明示します。毎日のデスクの決め方、離席する場合の注意、飲食のルールなどです。打ち合わせなどで一定時間、離席する場合は、デスクを整理する「クリーンデスク」も不可欠です。
また、そうしたルールだけでなく、デスクを離れる場合はウェットティッシュやアルコールで消毒するなど、次の人が使いやすいよう配慮することが大切になります。

業務のペーパーレス化

従来の固定席は、収納スペースを兼ねていました。フリーアドレスではそうはいきません。大量の紙の書類をベースにした業務は、フリーアドレスでは問題が生じます。フリーアドレス導入には、社員がいつでも、どこでも必要な書類を確認でき、また必要な書類を全員で共有できるペーパーレス化が必須です。

パーソナルロッカーの設置

フリーアドレスの導入には、収納とセキュリティ対策の観点からパーソナルロッカーが不可欠です。パーソナルロッカーは社員の私物や貴重品をはじめ、仕事に最低限必要な書類の保管場所になります。鍵付きのロッカーを設置します。

文房具は集中管理

オフィスで使う文房具類は、1箇所で集中管理します。例えば、オフィスの一角に文房具をまとめて置いておくワゴンまたは棚を設置し、必要な文房具はそこから持ち出すようにします。1箇所に置くことで、文房具や消耗品の管理も簡単になります。

フリーアドレスの収納におすすめの便利アイテム

フリーアドレスの収納問題を解決できる便利な収納アイテムを紹介します。

キャリーボックス

キャリーボックスは持ち運びできる収納ボックス。個人で使う文房具やノート、多少の書類を入れておくことができます。シンプルなものなら安価に購入でき、フリーアドレスでのデスクの移動が簡単になります。業務開始時に個人のロッカーから取り出し、終了時にはロッカーに片付けます。

モバイルワゴン

共有で使う文房具などは、モバイルワゴンに入れておくこともできます。数名で共同で作業する場合は、デスクの近くに移動させることができます。使い終わった後は、所定の場所に戻しておくようにします。

かばん用ワゴン

かばんの置き場所もフリーアドレスではポイントになります。デスクの上におくと、スペースを取ってしまいます。かばんをかけておけるフックやかばん用のワゴンなどがあると便利です。かばんを床置きすることを避けることができます。

フリーアドレス導入前に収納スペースを用意しよう

フリーアドレスはオフィスの省スペース化、コスト削減はもちろん、ワークフローの見直し、業務改善のきっかけとなるなど、多くのメリットがあります。フリーアドレス導入は、デスクやチェアだけでなく、収納がポイント。
フリーアドレスのオフィスで生じやすい収納の課題を知り、効率的で快適なフリーアドレスを実現してください。