2024-09-20 快適運用

フリーアドレスおススメ運用ルール

近年、リモートワークやハイブリッドワークが普及する中で、フリーアドレス制を導入する企業が増えています。この制度には多くの利点がある一方で、適切に運用しなければ効果を最大限に引き出すことはできません。ここでは、フリーアドレス制の運用を成功させるためのおススメルールについて解説します。

①座席の事前予約システムを導入する

フリーアドレス制の大きな魅力は、社員がその日の業務内容に応じて座席を自由に選べる点です。
しかし、人気の高い座席が常に埋まっていると社員が毎朝「どこに座ろうか」と迷ったり、無駄な時間を費やす原因になります。なんとなく毎日同じ席に座ってしまい、フリーアドレスにした意味がなくなってしまうという例も。

そこで、座席の事前予約システムが必要になります。これを導入することで、特定の業務やプロジェクトに必要な設備を確保しやすくなり、効率的な作業環境を提供できます。

・会議が頻繁に行われるチームは、ディスプレイ付きの座席を事前に確保
・静かな環境で集中したい社員は、集中エリアの座席を予約

など、予約システムを利用することで、社員が自身の業務に最適な環境を事前に確保でき、無駄なストレスを減らすことができます。
また、ランダム機能があるものであれば、固定席化も防ぐことができます。

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②座席エリアごとの使用目的を明確にする

フリーアドレス制では、オフィス内の座席をエリアごとに分け、それぞれのエリアに使用目的を持たせることが効果的です。

例えば、

・集中して作業するための「集中エリア」
・リラックスした雰囲気でアイデアを練るための「カジュアルエリア」
・チームメンバーとコラボレーションするための「コミュニケーションエリア」

などです。このようにエリアごとに明確な目的を持たせることで、社員が自分の業務内容に応じた最適な場所を選びやすくなります。
また、エリアごとのルールを徹底することで、例えば集中エリアでは会話を控える、カジュアルエリアでは多少の雑談も許容されるといったように、エリアごとの特性を活かした働き方が可能となります。

③オフィス内コミュニケーションの円滑化を図る

フリーアドレス制の導入により、同じメンバーが常に近くに座ることがなくなるため、コミュニケーションの機会が減少する懸念があります。この問題を解消するためには、オフィス内のコミュニケーションを円滑にする取り組みが重要です。

定期的なフリーアドレス制に対する意見交換の実施

一つの方法として、定期的なフリーアドレス制のフィードバックセッションを実施し、社員同士が意見を交換できる場を設けることが挙げられます。
例えば「コミュニケーションボード」や「デジタル掲示板」のような機能のあるアプリを使用し、フリーアドレス制の利用に関する情報共有や、成功事例の紹介を行うことも効果的です。

コミュニケーションエリアの充実

コミュニケーションエリアを充実させることで、自然な形で社員同士のコミュニケーションが生まれるように工夫することも大切です。これにより、部署やチームを超えたコラボレーションが促進され、社内全体の活性化に繋がります。

④パーソナルスペースを確保する

フリーアドレス制では、社員が常に異なる場所に座ることが一般的ですが、それでも「自分のスペース」を確保することが求められる場合があります。例えば、重要な書類や個人的な物品を置くスペースが必要な場合などです。

このようなニーズに応えるために、個人用ロッカーや収納スペースを提供することが有効です。また、座席にパーソナルな装飾を加えることが許可されている場合、社員はその日の業務に応じて自分らしい空間を一時的に作り出すことができます。これにより、社員は自由な座席選択が可能でありながら、自分の居場所を感じることができるでしょう。

⑤技術的なサポートを強化する

フリーアドレス制を成功させるためには、技術的なサポートも重要です。どの座席に座っても、必要な機器やインターネット接続がスムーズに利用できる環境を整えることが求められます。
特に社員が自分のデバイスを持ち運び、どこでもすぐに仕事が始められるようにするために、無線充電器やワイヤレス接続のモニターなどの設備を充実させることも有効です。

さらに、ITサポートチームが迅速に対応できる体制を整えておくことで、技術的な問題が発生した際にもスムーズに解決でき、社員がストレスを感じることなく業務を続けられる環境を提供できます。