フリーアドレスを成功に導くレイアウトや、ありがちな失敗を回避する方法とは？

フリーアドレス導入のメリット

フリーアドレスとは、社員が空いている座席を選び、オフィス内の好きな場所で仕事をする働き方です。ノートPCとインターネット接続環境があれば業務ができるIT企業などで導入が進んでいましたが、新型コロナウイルス感染拡大によってオフィスのあり方や仕事の進め方が大きく変わったことで、フリーアドレスの導入が加速しています。まずは、フリーアドレス導入のメリットを確認しましょう。

オフィスの有効活用、賃料のコストダウン

新型コロナウイルス感染拡大でテレワークが進み、オフィスに出社する人は減少傾向にあります。フリーアドレスを導入することで、空席をリフレッシュスペースに充てるなど、オフィスを有効活用できます。場合によっては、オフィスの面積を削減し、賃料のコストダウンを図ることも可能です。

コミュニケーションの促進

フリーアドレスは、隣に座る人や近くに座る人が固定されないため、チームや部署を超えた思いがけないコミュニケーションを促進します。何気ない会話から社内の新しい、ゆるやかなつながりが生まれたり、チーム外の職種が異なる人との会話から仕事の気づきを得たりなど、思わぬアイデアが生まれることもあります。

組織変更への対応が容易に

従来のオフィスでは、大規模な組織変更はもちろん、小規模なチームメンバーの変更でも、デスクの荷物をまとめて移動させるなどの手間がかかりました。また、内線電話の設定や、社内のレイアウト表の変更なども必要でした。
フリーアドレスの場合、そもそも座席が固定化されていないので、そのような手間は発生しません。チームメンバーの変更、短期的なプロジェクトの結成などの際も物理的な変更や移動などは発生しません。

オフィスがきれいに

フリーアドレスでは、個人専用のデスクは存在しないため、書類をデスクの上に積み上げたり、足元に置いておくことはできません。1日の業務終了時にはデスクを片付け、書類や文房具などは個人の収納スペースに収納します。結果的にオフィス内はきれいになり、快適な環境で仕事が進められるようになります。

フリーアドレスにありがちな失敗例と対策法

フリーアドレスのメリットはわかっていても、日々の行動や習慣を変えることは難しいものです。ここからは、フリーアドレスの失敗例と対策法を紹介します。

同じ席に座る

フリーアドレスを導入したものの、いつの間にか座る席が固定化してしまうケースは少なくありません。フリーアドレス導入時には、リーダークラスの社員は毎日必ず席を変える、あるいは、座席管理ツールを導入してランダムに座席を決める仕組みを取り入れるといいでしょう。

同じメンバーが固まる

座る場所は変わっていても、同じメンバーが固まってしまうことがあります。そのようなときにこそ、座席管理ツールの導入が有効です。座席管理ツールはホテリングツールとも呼ばれ、誰がどこに座っているかを確認したり、勤怠状況の把握にも使用できます。

チームのコミュニケーションが低下

フリーアドレスの導入は、新しいコミュニケーションが生まれる一方で、従来なら近くに座っていたチームメンバーが離れることになり、チーム内・部署内のコミュニケーションが不足する可能性があります。チームごと、部署ごとに定期的なミーティングの機会を設けたり、チャットツールなどを活用して、情報共有を行いましょう。

集中できない

フリーアドレスでは、執務スペースはオープンになり、近くに座わる人は毎回変わるため、人によっては、業務に集中しづらくなるケースもあります。そのため、集中して作業を行うためのブースを設けたり、「集中して作業中」というサインを掲げるなど、社員がスムーズに業務を進められる仕組みを取り入れてください。

フリーアドレスを成功に導くレイアウト例

フリーアドレスでのデスクのレイアウト例をいくつか見ていきましょう。その前に、まずは一般的なレイアウトを紹介します。

一般的なレイアウト

従来のオフィスで見られる一般的なレイアウトです。

対向式・島式

複数のデスクを向かい合わせに並べるレイアウトです。細長い島のようなレイアウトになることが多く、従来型のオフィスで最も一般的なレイアウトです。

並列式・教室式

学校のようにデスクを同じ向きに並べるレイアウトです。

背面式・ブース式

チームや部署のメンバーが背中合わせになるようにしたレイアウトです。振り返ると、すぐにチームごと、部署ごとの簡単なミーティングを行うことができます。

フリーアドレス向けレイアウト

フリーアドレスのメリットを生かすためのレイアウトを紹介します。

ジグザグ型・ランダム型

基本は対向式・島式ですが、それをジグザグやランダムに配置したレイアウトです。敢えて移動を複雑にすることで、偶然の接触やコミュニケーションを促進する狙いがあります。
島型のデスクと円形のデスクをミックスして配置するとより効果的です。

カウンター型

窓際などに、少し高さのあるカウンター型のデスクとハイチェアを設置するレイアウトです。オープンな執務スペースとは異なり、他の人の視線をカットできるため、集中して作業ができるスペースになります。

ファミリーレストラン型・カフェ型

基本の形は対面式と同じですが、2人がけ・3人がけのソファを向かい合わせに置き、間に大きなテーブルを設置するのがファミリーレストラン（ファミレス）型です。複数人での集中作業やちょっとした打ち合わせスペースにも活用できます。
1人がけのチェアを置き、小さなテーブルを置いた場合は、カフェ型と呼ぶこともあります。

フリーアドレスのレイアウトのポイント

フリーアドレスのレイアウトを検討・設計するときのポイントを紹介します。

出社率・座席数は綿密に計算

テレワークの普及でオフィスに出社する人が減っているとはいえ、会議などで多くの社員が出社するケースや、コロナ禍の状況が改善し、出社が前提となるケースも想定されます。そうした際に座席が足りなくなった場合、社員のモチベーションに悪影響を及ぼしかねません。また、電源が足りない、Wi-Fiが遅いといった環境面の問題も不満に直結する可能性があります。座席数やレイアウトの検討は、専門業者に相談しつつ、社員の意見も十分に取り入れて、慎重に進めましょう。

オフィス家具は目的に応じたバリエーションを

従来のオフィスでは、オフィス家具はほぼ一律でした。フリーアドレスは、1人に1台デスクが用意されていない代わりに、通常業務の際や集中して作業したいとき、または、オンライン会議やリラックスしたい場合など、状況に応じて最適な場所を選べる仕組みともいえます。
オフィス家具は、機能性はもちろん、それぞれの目的・用途にあったものを選ぶようにすると、空間にメリハリが生まれます。

IT環境の強化

フリーアドレスは、持ち運びしやすいノートPCと、利用人数に応じた無線LANの利用が前提になります。無線LANはセキュリティへの配慮も欠かせません。また、ペーパーレス化はもちろん、業務のIT化・デジタル化を進めることが重要です。

継続的な改修・改善

フリーアドレス導入後は、定期的に社員にヒアリングを行い、問題点・不満点を改修・改善することでスムーズな運用が実現できます。社員一人ひとりの働き方に対応できるよう、日々、見直しを行いましょう。

フリーアドレスのメリットを最大限生かすために

フリーアドレスは、働き方改革、そして新型コロナウイルス感染拡大によるテレワークの普及などに対応した新しいオフィスの形です。フリーアドレスのメリットを最大限に生かすためには、社員に導入の目的やメリットをしっかり伝えると同時に、座席管理システムなどの新しいツールの導入も検討しましょう。