フリーアドレスにルールは必要？
フリーアドレスの目的からメリット・デメリットまで解説！

フリーアドレスの目的とは？

かつて、フリーアドレスを導入する主な目的は、オフィスを省スペース化し、コストを削減することでした。しかし現在では、仕事の生産性を上げる柔軟な働き方や、社員同士のコミュニケーションの活性化を目的に、フリーアドレスを導入する企業が増加しています。

フリーアドレスの導入方法とは？

フリーアドレスはどのようにして導入するのか、その方法を見ていきましょう。

導入手順①目的設定

フリーアドレスを導入する目的を設定します。目的なく導入すると、問題やトラブルが発生してしまうので、明確にしましょう。

目的が決まれば、社員に伝えて、フリーアドレス導入を理解してもらうようにしてください。

導入手順②フリーアドレスの対象者を決定する

フリーアドレスには、向いている職種と向いていない職種があります。向いていない職種は、電話業務がある職種や、デスクトップ型のパソコンを使用する職種などです。また、高いセキュリティが必要な職種にも向いていません。このような職種を除き、導入しても問題ない対象者を決めておきましょう。

導入手順③座席設定率を検討する

フリーアドレスの対象者の座席稼働率を調査し、座席設定率を決めます。導入後に足りない、多すぎるといったことがないように、しっかり検討しましょう。

導入手順④運用形態を決める

座席の運用形態を決めましょう。座席の運用形態には、社員一人ひとりが自由に席を選べる「完全フリーアドレス」と、グループ単位で席を選ぶ「グループアドレス」があります。フリーアドレスの目的や、自社の業務内容などを鑑みて、適したほうを選ぶとよいでしょう。

導入手順⑤デスクやロッカーの手配

フリーアドレスでは、仕事をするデスクと、個人の書類や仕事道具などを収納するロッカーが必要になります。

デスクは、複数の人数が1つのテーブルで作業しても支障がないサイズのものを選びます。また、集中ブースなどを設置する場合には、一人用のデスクを用意します。

ロッカーは、仕事に必要な書類や道具が収納できるものを選びましょう。できれば鍵付きのものがおすすめです。

導入手順⑥運用ルールを決める

フリーアドレス導入前に、運用ルールを決めておきます。席の予約方法や席を使った後の清掃など、ルールを決めておくことでスムーズに運用できます。

フリーアドレスを取り入れるメリット

従来のワークスタイルとは異なることから、フリーアドレスを運用してはじめて、問題点が浮き彫りになることがあります。ここでは、よくあるフリーアドレスの問題点をご紹介します。

フリーアドレスのメリットには、どんなことがあるのか説明していきましょう。

メリット①コミュニケーションの活性化

フリーアドレスでは、業務上接点の少ない他部署の人と近い距離で仕事をする機会が増えます。おのずと話をすることが増え、人脈が広がったり、たわいもない会話からよいアイデアが生まれたりといった、よいコミュニケーションが生まれ、社内の活性化につながるのがメリットです。

メリット②業務効率の上昇

フリーアドレスでは、その日の業務内容によって仕事をする席を選べるのが特徴です。例えば、集中したいときにはパーテーション付きの集中ブースを使ったり、チームで作業したい場合には近くに集まって座るということもできます。効率的に業務が進められる席を選べるのも、フリーアドレスのメリットのひとつです。

メリット③環境美化

フリーアドレスでは、毎回席を使い終わったら仕事道具を片付け、清掃しなければなりません。従来のようにデスクに書類や文房具を散らかしたままにはできないのです。そのことから、オフィス環境の美化につながり、きれいな状態をキープできます。

フリーアドレスを取り入れるデメリット

フリーアドレスには、メリットがある一方でデメリットもあります。

デメリット①運用が困難

運用ルールを設けていても、ルール違反をする人もいるかもしれません。例えば、机の上を片付けずに帰ったり、同じ席に毎日座ったり、雑談が多いなどです。このような場合には、運用が困難となり、最悪の場合にはフリーアドレスを廃止せざるを得ない状況になってしまいます。

デメリット②帰属意識の低下

フリーアドレスでは、自分の居場所が毎日変わるため、会社という組織の一員であるという自覚が希薄です。そうなると、離職者が増えたり、業績の悪化につながることがあります。また、チームワークの乱れや、孤立などが発生する可能性もあります。こういった帰属意識の低下を招くのも、フリーアドレスのデメリットでしょう。

デメリット③集中力の低下

フリーアドレスではスペースがオープンなこともあり、社員同士の会話が弾みがちです。人の話し声で気が散り、仕事に集中できない社員が出る可能性もあります。このような社員にとっては、フリーアドレスがストレスとなるでしょう。

フリーアドレスの問題の解決にはルールの整備が重要！

フリーアドレスを運用するうちに、問題や課題が出てきます。解決するには、ルールの整備が重要です。

ルール①席の固定化を防ぐ工夫

席の固定化を防ぐために、席を決めるルールを設けましょう。例えば、ランダムに席を決めるシステムの導入、前日と同じ席は使わない、3時間以上席を離れる場合には、改めて席を予約する、などです。ルールは徹底するようにしましょう。

ルール②チーム・グループアドレスの導入

チームやグループでのコミュニケーション不足を解消するには、チーム・グループアドレスを採用するとよいでしょう。チーム・グループアドレスは、週に1度などと決めておくと運用しやすくなります。また、毎日同じ時間にミーティングをするなども有効な手段です。

ルール③人の位置を特定できるシステムの導入

フリーアドレスでよくある問題に「誰がどこにいるのかわからない」というものがあります。この問題を解決するには、人の位置を特定できるシステムを導入するとよいでしょう。このシステムを使えば、電話や訪問者の取り次ぎもスムーズに行えます。

ルール④整理整頓・清掃の徹底

オフィススペースをきれいに保ち、気持ちよく仕事をするためにも、整理整頓・清掃を徹底しましょう。席を使い終わったら清掃する、整理整頓の時間を設ける、私物が増えないように工夫するなどを習慣化するルールを設けましょう。

ルール⑤電話・WEB会議・飲食

フリーアドレスでは細かいことが気になり、仕事に集中できないこともあるでしょう。特に気になるのは、人の話し声とにおいです。電話やWEB会議は別の場所でする、自席での食べ物はNGなどのルールを明確にしておきましょう。

運用ルールを決めて快適な環境に

フリーアドレスを導入するときには、運用ルールを決めておくことが大切です。ルールを定め、社員が徹底すれば、快適に、効率的に働ける環境になるでしょう。