テレワーク（リモートワーク）とフリーアドレス
テレワーク（リモートワーク）とフリーアドレスの組み合わせは、働き方の柔軟性と、様々な選択の実現を可能にします。
- ・テレワークは時間や場所にとらわれずに業務ができるため、従業員のQOLが向上します
- ・フリーアドレスはオフィス内での席選びの自由度を高め、他部署とのコラボレーションを促進します
これら双方の良い部分を融合させることで、自社の働き方に新しいスタンダードを築くことができます。
テレワーク管理ツールの役割
効果的なテレワーク（リモートワーク）とフリーアドレスの組み合わせには、適切な管理ツールが不可欠です。テレワーク管理ツールはいろいろありますが、主に以下の機能を押さえておかなければなりません。
座席・ステータス管理
座席の事前予約機能
テレワーク（リモートワーク）とフリーアドレスが実施されていた場合、出社する際はどこに座るかをその都度決定しなければなりません。せっかく出社したのに席が全て利用されている、といったトラブルを防ぐためにも、事前に座席予約を行う機能が求められます。
ステータスの把握
座席予約システムが実装された管理ツールを導入することで、社内の座席利用の管理がスムーズに行われ混雑やトラブルの回避になります。さらに誰がどこに座っているか、また出社しているかテレワーク（リモートワーク）なのかといったステータスが分かりやすいことも必須です。
使いやすい操作性
テレワーク（リモートワーク）を併用し、特にそちらの比重が大きい人にとっては、オフィスに来る頻度はそう高くありません。そのため、座席の予約は「必要な場合に・問題なく・久しぶりに管理ツールを利用する場合」でもまごつくことなく、使いやすい操作性で柔軟に座席を予約・調整できることが望ましいです。
プロジェクト管理
座席の予約システムと適切な管理システムが統合されたテレワーク管理ツールを使用することで、さらなる効果を発揮します。
例えば、従業員が社内の座席を予約する際に、所属部署やプロジェクトなどの情報を入力すれば、管理システムにより各部署やプロジェクトごとの利用状況を把握できる、といった使い方などができます。
プロジェクトやタスクと紐づけて使用することができれば、それぞれの動きと状態を把握しやすく、業務の円滑化に繋がります。
コミュニケーション強化
テレワーク管理ツールは、社内のコラボレーションやコミュニケーション促進ツールとしても利用できます。次のような機能を備えていれば、プロジェクトの進捗管理や意思疎通がスムーズになります。
- ・特定のプロジェクトに関わるメンバーが同じエリアに座るように予約を簡単に調整可能
- ・今話したい相手がどこにいて、どのような状況なのかをすぐ確認できる
- ・連絡やミーティングの予約が簡単に取れる
管理ツールの効果測定
上記のように、テレワーク管理ツールは新しい働き方の実施と円滑化のために必須なものといえます。しかし、管理ツールを効果的に利用し続けるには、定期的な効果の測定と使い方の標準化が不可欠です。
適切なKPI設定
- ・生産性向上
- ・コラボレーションの増加
- ・従業員満足度
など、多角的かつ客観的な視点からの効果測定ができるように、専門ツールの導入や適切なKPI（重要業績評価指標）の設定ができるようにしましょう。
定期的なトレーニングや情報提供
システムを正しく利用しなければ、その効果は半減してしまいます。従業員がシステムを正しく利用し、予約を適切に管理するために、定期的なトレーニングや情報提供を行いましょう。システムを通じて透明性や公平性を確保し、従業員の信頼を築き、円滑な運用を実現できます。
YourDeskは、テレワーク・休暇・出張・外出予約にも対応している、幅広い機能を備えた座席管理システムです。
フリーアドレス席の適切な配置
フリーアドレスの導入にあたっては、従業員の業務内容や好みに合わせて席を配置することが重要です。
- ・ミーティング席
- ・集中席
- ・コミュニケーション席
など、自社の業務に必要な座席の種別を用意します。場合によってはチーム単位でまとまってフリーアドレスを利用する「グループアドレス」を活用して、皆が働きやすい方法を取れるようにしましょう。
従業員エンゲージメントの向上
効果的なテレワーク（リモートワーク）とフリーアドレスの組み合わせがもたらす大きなメリットの一つが、従業員のエンゲージメント向上です。オフィス内でのコミュニケーション・コラボレーションを大切にしながらも、テレワーク（リモートワーク）の柔軟な働き方を提供することで、従業員は一層満足感を感じるでしょう。
セキュリティとプライバシーの確保
テレワーク（リモートワーク）とフリーアドレスを同時に導入する際には、セキュリティとプライバシーの確保が重要です。テレワーク（リモートワーク）時においては情報漏洩のリスクが高まるので、これに備えるためのセキュリティ対策や適切なトレーニングが必要です。
座席に個人の引き出しを持たないフリーアドレスの場合も、書類やデータの扱いに関してのルールをきちんと浸透させることが大切です。
これから生まれるツールの活用
テレワーク（リモートワーク）とフリーアドレスが一般化していく中で、テレワーク管理ツールにもさらなる進化が見込めます。例えば、仮想オフィスをアバターで自由に行き来しコミュニケーションがとれるツールなど、より効果的な働き方が実現されるでしょう。
自社にとってどのようなものが最大限の結果を生み出してくれるか、常に情報をアップデートすることが望まれます。
まとめ
テレワーク（リモートワーク）管理ツールとフリーアドレスを組み合わせることで、従業員が柔軟かつ効果的に働く未来が広がります。しかし、その実現には適切なツール選定、効果測定、ニーズに合わせたフリーアドレス席の配置などが欠かせません。
これらの新しい働き方に積極的に取り組んだ企業は、従業員エンゲージメントの向上と生産性の向上を両立することが期待できます。未来のオフィス環境は、テクノロジーと柔軟性が融合した、より魅力的で持続可能なものとなることでしょう。
