2024-04-19 導入徹底ガイド

座席予約システムのはじめかた

オフィスでフリーアドレスを使っているけれど、いつも同じ場所に座ってしまったり、誰がどこにいるか分からなくなったり…この機会に座席予約システムを活用してみたい！という方、是非一度YourDeskをお試しください。

なぜ座席予約システムが必要か

フリーアドレスやテレワークを運用しているオフィスには、座席予約システムが必須です。

社員の動向の把握

来客だけど担当者はどこにいる？この件について分かる人は今日出社だっけ？フリーアドレスやテレワークでは、社員の在籍状況と作業状況の把握ができないと業務に支障をきたします。座席予約システムがあれば、出勤・退勤、社員がどこにいて、どのような作業をしているのかなどを管理画面で把握することが可能になります。

社員の連携・人員の管理

座席予約システムがあれば、どの社員が出勤していて、誰と働いているのかといったそれぞれのステータスが一目で把握できます。それにより社員間の連携が向上し、人員管理にも便利になります。

情報共有の円滑化

座席予約システムを導入すると、フリーアドレスやテレワークで目の前にいなくても、お互いに情報共有しやすくなり、業務効率の向上に繋がります。

無料で座席予約システムが利用できないか

一度使ってみたいけど、コストがかかることは避けたい…座席予約システムをオトクに導入できないでしょうか。先に述べた基本機能を搭載するように設計し自作すれば無料で使えます。また、無料のサービスもあるので探してみるのもよいでしょう。

ただ、システムの自作には時間もコストもかかりますし、無料配布のソフトでも、便利な機能は有料な場合がほとんどです。無料にこだわらず、最低限の課金で使うことができる有料サービスを活用する方が、楽ですし安心です。

YourDeskは、低価格・少人数、最短３日で始められる座席管理システムです。

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最短３日で開始！

まずは自分の会社に何が必要か考えよう

自作にしても、無料・有料のサービスを探すにしても、まずは自社にとって必要な機能を洗い出してみましょう。従業員の働き方、自社で使っているツールによっても、本当に欲すべき機能は違ってきます。もちろん、自社に導入可能な環境が整っていることが前提です。セキュリティも必須。こちらのセキュリティチェックシートを使ってチェックしてみましょう。セキュリティチェックシートはこちら

参考に、YourDeskの機能には、以下のようなものがあります。

座席予約・ユーザー検索

・テレワーク・休暇・出張・外出状況の確認
・利用開始・終了時刻のデフォルト設定
・自動予約キャンセル（利用開始時間から一定時間着席しないと予約キャンセル）
・座席抽選
・絞り込み設定
・座席指定
・明日以降の予約（最長3か月）
・複数座席・代理予約
・テレワーク・休暇・出張・外出の対応
・固定席設定
・ダイレクトチェックイン（QRコード読み込み）
・チェックイン・チェックアウト
・フロア利用率管理
・Google Workspace・Googleカレンダー連携
・所属予定一覧（向こう一週間分の予約状況、オフィス・テレワーク利用率確認）
・Microsoft 365・Outlookカレンダー連携・Teamsカレンダー連携
・Microsoft Teams連携

ユーザーログイン

・社員証（Felica/Mifareカード）
・IPアドレス制限
・QRコード
・シングルサインオン
・多要素認証（メール）
・初回ログイン時のユーザー作成

管理

・CSVによるユーザー一括登録
・座席・図面登録
・絞り込み設定
・ユーザー検索
・ユーザー登録
・利用状況確認
・CSVログ管理
・フロア利用率管理
・分析
・フロア制限
・フロア設定の席の微調整機能

言語

・多言語機能

まずは問い合わせてみよう

わからないことがあれば、サービス元に問い合わせをしてみましょう。どこも大概無料でサポートしてくれるので、自社の規模や導入イメージ、もしくは悩みや不明な点など、メールや電話で気のすむまで聞いてみましょう。

無料トライアルがあれば活用しよう

無料トライアルがあるサービスなら迷わず利用してみましょう。頭でいくら考えていても、実際に使ってみることによる理解にはかないません。是非実際に使用し、その使用感や使い勝手を確認しましょう。無料なので気負わずに導入検証ができますし、自社に向いていないと判断すれば導入しなければいいので、納得いくサービスに出会うまで妥協しないで探しましょう。

いざ導入決定

導入が決定したら、所定の手続きや設定を行い、使い始めます。その時、社内で使い方を共有し、ルールを設定して置くことが大切です。社員ひとりひとりが勝手な使い方をしてしまわないよう、全員が同じ認識でシステムを使えるようにしましょう。また使用感や、運用している中で発見した問題点などは社内で共有し、ルールや機能のアップデートに活用しましょう。