行動マネジメントシステムの目的や管理項目、種類や選び方を説明

行動マネジメントシステムとは

行動マネジメントシステムは「SFA（Sales Force Automation）ツール」と呼ばれ、営業担当者個々の持つ案件、顧客情報、商談、売上、予実管理などの機能を持つツールです。
営業活動に関する情報を一元管理可能で、効率的な営業活動を行うために有効なツールとして広がりを見せています。
組織の営業課題を分析し、解決策の検討、実施にも役立つツールです。また、案件情報の管理と共有もしやすく、営業チームが一丸となって売上アップを狙うなら必須のツールといえるでしょう。

目的

行動マネジメントシステムの主な目的は、営業活動による収益や受注額のアップです。営業の収益性を高めるには、営業担当者がバラバラに活動するのではなく、担当する案件の現状をチーム内で共有し、必要に応じてマネジメントしていく必要があります。
従来は営業活動の裁量を営業担当者個人に任せていましたが、行動マネジメントシステムを導入すれば、どの顧客といつ、どんな商談をしたのか、受注見込額はいくらなのかを把握しやすくなります。
営業活動のプロセスが記録として残ることから、実績を蓄積することで誰もが質の高い営業を学ぶことができ、営業活動が効率化され、最終的に収益性も上がるというのが目的です。

管理項目

行動マネジメントシステムは、利用する企業に合わせて比較的自由に項目を追加できます。一般的な行動マネジメントシステムの管理項目には、以下のものがあります。

• ・案件名
• ・顧客名
• ・顧客・営業担当者名
• ・流入経路
• ・取引中のサービス・商品名
• ・取引額・受注額
• ・案件の進捗状況
• ・受注見込額

こうしたデータを管理することで、現在進行中の商談と担当者、どのようなルートで取引に入ったかがわかり、営業活動の戦略立案にも役立ちます。
管理項目は営業担当者の価値観とは関係なく、厳格な定義に基づいて入力できることから、誰もが定量的・定型的な基準で入力できます。

KGI

KGIは「重要目標達成指標」のことで、具体的には「今月の売上目標は1,000万円」という具合に営業活動の目標を数値化したものを指します。行動マネジメントシステムにおいても、KGIを設定することができます。
行動マネジメントシステムなら目標達成まで何が、どのくらい足りないか可視化でき、いつでも目標確認が可能です。営業チーム全体で共有しやすく、誰もが同じKGIに向けて営業活動を進められる点でも優れています。

KPI

KPIは「重要業績評価指標」を指し、KGIとは違い、プロセスを管理するものです。行動マネジメントシステムで管理するのは営業活動のプロセスであり、KGIに向かうプロセスを管理するツールでもあります。
行動マネジメントシステムを利用すればKPIも管理しやすくなり、営業活動を結果平等ではなく機会平等で評価できます。営業活動においては、誰がどのプロセスに、どれだけの時間を消費しているかを知ることが重要です。
行動マネジメントシステムでKPIを記録できれば、誰もが一流営業マンになるチャンスを得られます。

行動マネジメントシステムのメリット

行動マネジメントシステムを利用することで、営業活動にどのようなメリットがあるのかご紹介します。

新人でも即戦力になる

行動マネジメントシステムを利用することで、営業担当者全体の活動を効率化できるだけでなく、新人や営業未経験の社員も即戦力になるというメリットがあります。
通常、営業活動は先輩営業が新人や未経験者を指導し、基礎から営業のポイントを教育しなければなりません。しかし、新人教育には多くの時間がかかることに加え、先輩営業の業務時間を教育に注ぎ込む必要があり、非効率という課題がありました。
その点、行動マネジメントシステムなら営業活動の成功例を参考に、ノウハウを共有でき、新人や未経験者でも即戦力までレベルアップできます。

営業チーム全体の成績が高まる

営業担当者には成績の良い人、悪い人が出てしまいます。その点も行動マネジメントシステムを利用すれば、営業成績の平均化が可能で、チーム全体の実力を底上げできます。
特に、成績の良い営業担当者の活動をチームで共有できれば、どのような行動が営業成功に繋がるか可視化できる点がメリットです。

営業課題を発見できる

営業の行動を管理できるようになると、個々の営業プロセスと指標が可視化でき、営業活動が上手くいかない原因を把握できます。
例えば、根本的にコール数やアポイント数が少ない、訪問数に比べて解約率が高い、受注額の高さに対して利益率が低いなど、どこに営業課題があるのか数値として認識できます。
各営業担当の課題が明確になれば、マネジメントや改善点の指導もしやすくなり、営業活動の効率化が可能です。

営業目標を設定しやすくなる

行動マネジメントシステムは営業担当者の行動を管理できるため、目標設定にも貢献します。営業成績だけを評価していると「今月のノルマは新規顧客獲得30件」「1週間の訪問件数100件」など、営業で何を達成したいのかわからない目標を設定しがちです。
一方、行動マネジメントシステムで指標を管理できれば、KGIやKPIからどのくらいの目標が妥当か、前期と比較して何%の成長を目標にするのかといった具体性のある目標を設定できます。
また、アポイント件数に対して何件の商談が成立したか把握できれば、より細かな行動目標を設定しやすくなるでしょう。チーム内で営業目標を共有しやすくなり、ひとりひとりのモチベーション向上も期待できます。

営業活動の評価指標になる

従来の営業担当者の評価指標は、契約件数や売上などの成績が基準でした。しかし、ひとりひとりがどれだけのパフォーマンスを発揮できているか、管理項目で把握できれば、営業担当者の行動の全てが評価指標になります。
行動マネジメントシステムは人事評価の指標として、営業活動でのコール数やアポイント数、訪問数、商談数などを細かく把握できます。日々の記録をデータとして保存できれば、個人の努力や改善結果も可視化でき、パフォーマンスの評価も可能です。

営業担当者の行動を管理しやすくなる

マネージャーとしての視点で見ると、社外で営業活動をしている担当者の活動内容は把握しにくいという課題があります。行動マネジメントシステムなら現在の行動やToDo、案件の対応期限などを共有でき、部下のマネジメントもしやすくなります。
また対応漏れの防止効果や部下のフォローもしやすく、営業活動のミスを減らせるでしょう。

過去のデータを蓄積できる

営業活動は過去データを記録し、どのような行動が成功に繋がるのか、ノウハウを蓄積することで効率化できます。行動マネジメントシステムを活用すれば、過去のデータを蓄積しつつ、PDCAを回すことも可能です。
例えば、取引先との商談内容や流入経路、契約1件にどれだけのアポイント数が必要かなど、細かなデータも蓄積していけば、営業活動の無駄を減らせます。その結果、個人のノウハウや属人化したスキルに頼らず、安定した収益が実現できます。

行動マネジメントシステムの種類と選び方

行動マネジメントシステムには代表的な3つのタイプがあり、それぞれメリットも違います。サービスの種類と選び方についてご紹介していきます。

外部営業支援タイプ

外部営業支援タイプは、スマホやタブレットなどの端末を利用し、外回りでの営業を支援する機能が充実したタイプです。おすすめなのがクラウドタイプで、スマホからでもファイルの共有、GPSを利用した訪問履歴の保存、申請・承認がスムーズに行えます。
テレアポやネットマーケティングより、現場訪問での営業がメインの企業におすすめです。また、クラウド型はマネージャーが外出先の営業担当者の行動を管理しやすく、営業担当者が報告のために帰社する手間を省略できます。

マーケティング支援タイプ

マーケティング支援タイプは、見込み顧客向けのメール発信やアンケート生成、SNSの情報発信、受注後の顧客満足度チェックと向上に強みのあるタイプです。
設定内容に合わせて、顧客に合わせたメールの配信管理やアンケートフォームの生成、Web訪問履歴の分析機能もあり、新規顧客の発掘から商談成立までの一連の流れを自動化してくれます。
また、マーケティング支援タイプはCRMと組み合わせることで顧客との関係を整理、関係構築を効率化し、コンバージョン率を高める効果も期待できます。

案件管理タイプ

案件管理タイプは、カンバン方式で横軸にヒアリング・提案・受注などの各フェーズが表示され、商談の進捗状況に応じて一目で理解できる直感的な操作性が強みです。
サービスによって操作性に違いはありますが、ドラッグ&ドロップの直感的な操作が可能で、案件の追加・編集なども簡単に行えるものが多いです。
また外出先でもスマホ・タブレットから簡単に案件を管理し、商談の進捗状況に応じて内容を編集でき、日々の報告業務や社内で日報を作成・提出する手間を省けるメリットがあります。

まとめ:営業課題解決には行動マネジメントシステムがおすすめ

営業活動は、個人の能力に依存する部分の多い業務です。そのため、営業成績の良い担当者がいなくなると、収益の低下に直結するという問題点が以前からありました。
行動マネジメントシステムを導入すれば、属人化していた営業スキルをチーム全体で共有し、新人や経験の浅い人材でも一定水準の営業活動が可能になります。また、評価指標を活用すれば個人の課題も明確化でき、営業活動の効率化・課題解決にも繋がります。
社内の営業収益が伸び悩んでいる、営業の人材育成に課題を抱えている企業は、ぜひ行動マネジメントシステムを導入してみてください。