行動管理にはメリットがたくさん！行動管理の始め方や方法をチェック

行動管理とは

行動管理とは、営業活動においてアポイント獲得数・有効商談数・訪問受注数などの営業目標達成に向け、日々の行動をデータ化し、必要な行動が取れているか管理することです。

行動管理では架電数や訪問件数、新規顧客に割く時間など、細かな項目をデータ化することで目標数値と実際を比較でき、営業課題発見や行動の改善・効率化を図れます。こういった情報を明確にすることで、営業担当者の行動で不足している部分を可視化できる点がメリットです。

営業管理と行動管理の違い

類似する言葉に営業管理というものがありますが、こちらは受注件数や契約金額といった成果を評価するもので、プロセスよりも結果を重視します。そのため、営業成績の良し悪しのみを判断できるだけで、改善点や課題発見には役立ちにくいという難点があります。

営業成績が伸び悩んでいる社員がいる場合、営業活動のどこに課題があるのか、顧客分析を正確に行えているか、営業活動の質などを明確化できます。マネジメントする立場からも改善方法の指導がしやすくなり、営業担当者の結果にも繋がりやすいです。
結果として、行動管理によって組織の生産性向上、社員のモチベーションアップにも大きな意味があります。

行動管理のメリット

行動管理は営業メンバーだけでなく、マネジメントを行う上司や組織、顧客にとってもメリットがあります。どのようなメリットがあるのか解説していきます。

営業メンバーに的確なアドバイスができる

行動管理は営業メンバーそれぞれの行動を数値化し、どの行動にどれだけのリソースを割いているか把握できます。営業メンバーにも成績の良し悪しがあり、成績が上がらないメンバーには何らかの課題があると考えられます。
行動管理を行うことで成績のいいメンバーと、成績の悪いメンバーの行動量を比較でき、マネージャーとして指導がしやすくなる点はメリットの1つです。

一例として、新規顧客への訪問件数が少なく、既存顧客に時間を掛けすぎても、営業売り上げが大きく伸びることはありません。行動管理を導入することで、そうした行動を客観的に把握し、改善点をアドバイスしやすくなります。

目標に対して何が不足しているか把握できる

営業メンバーはそれぞれノルマや目標が設定されるものです。行動管理を導入すれば、目標に対してどの行動が不足しているのか、個人の行動を数値化することで足りない部分を把握できます。
目標に対する不足部分が把握できれば、そこから行動内容の改善に繋げることも容易です。また、設定した目標に多くのメンバーが到達できていなければ、目標自体のハードルが高い可能性も考慮し、適宜目標を変更することもできるでしょう。

営業メンバーに足りない部分だけでなく、チームとしての目標の共有、適切なノルマ設定にも行動管理は大いに役立ちます。

営業メンバーの努力を客観的に評価できる

行動管理を導入することで、結果だけで評価するのではなく、営業メンバーひとりひとりの努力を客観的に評価できる点もメリットです。一般的に営業は契約件数や売上で評価されやすく、プロセスを重視されない傾向があります。

行動管理によって成績だけでなく、メンバー個々の努力が数値として確認でき、上司は客観的に行動を評価しやすくなります。営業メンバーとしても、成績だけでなくプロセスを評価されるようになれば、行動指針を立てやすく、モチベーションも高まる点がメリットです。
組織として評価方針が明確になれば、それに応じて社員個人も努力しやすくなります。

チーム内で営業ノウハウを共有できる

営業活動においては、メンバーそれぞれが経験に基づいて独自のノウハウを持ち、情報の取捨選択、行動指針を持っているものです。営業活動の属人化と呼ばれ、営業メンバー個人の能力に基づいて営業活動が行われ、他のメンバーに共有していない状態です。

しかしこの状態は営業するメンバーが異動したり、退職・転職したりすれば、そのノウハウは失われてしまいます。行動管理では、社内の営業メンバーがどんな行動をとっているか明らかにすることで、誰もが同じように営業ノウハウを共有できるようになります。
営業活動を個人の能力に依存するのではなく、チームの平均値を上げることで組織全体の生産性向上に繋がる点が大きなメリットです。

チームとして1つの目標を意識できる

行動管理を行うと、チーム全体で1つの目標を設定し、目標に向けて同じビジョンで行動できるようになります。行動管理は営業メンバーに求められる行動内容・行動量が設定でき、メンバーは目標に向けてそれぞれの行動方針を意識できます。

組織として同じ目標を共有できれば、マネジメントもしやすくなり、メンバー個々の足りない部分を自ら改善してもらうよう働きかけることも可能です。

営業メンバーが顧客との関係構築がしやすくなる

行動管理を行うことで、営業メンバーの顧客訪問件数、新規のアポイントメント、電話件数、面談などをどれだけ行っているか把握できます。
組織の営業方針にもよりますが、営業担当者と顧客の信頼関係ができているほど、継続的な顧客となって組織の利益は大きくなります。新規顧客獲得に向けたアポイントメント、訪問件数も重要ですが、既存顧客へのフォローも欠かせません。
そうした営業活動も行動管理で把握できれば、顧客との関係構築に役立ちます。

行動管理の始め方

行動管理は営業活動を効率化し、組織・営業メンバー・顧客にとって大いにメリットがあります。しかし、いきなり導入しても営業メンバーの理解を得にくく、かえって混乱を招くおそれがあります。
行動管理の始め方について、必要なポイントをみていきましょう。

①メンバーに必要性を説明する

行動管理によって営業が効率化できるとしても、理由の説明もなく導入されれば営業メンバーは戸惑い、反感を抱くのが自然な流れです。どれだけ有用なツールであっても、まずは社員に説明を行い、理解を得ることが重要です。

特に、元々営業成績上位のメンバーからすれば「余計な手間が増えるだけ」という印象を持たれてしまいます。そのため行動管理を導入するにあたっては、何のために導入するのか、導入によって営業課題をどのように解決できるのか説明しましょう。

②指標を設定する

社員への説明を行い理解を得られたら、次のステップは「指標設定」です。組織によって設定する指標は変わりますが、いきなり多くの指標を設定しないことがポイントです。

行動管理に慣れるまでは多くても5つ程度の指標とし、達成状況に応じて指標を変更したり、項目を増やしたりしてください。

多くの指標を設定すれば、営業メンバーとマネージャーの業務負担になり、形だけの指標になるおそれがあります。また指標を設定したら、その指標に応じた目標値（KPI）の設定も行いましょう。指標を設定しただけでは行動には繋がらないため、実現可能な目標を設定することが重要です。

③実際に行動してもらう

行動管理の指標まで設定したら、次は実際に行動してもらう段階です。各メンバーが指標に沿ってどれだけ行動できているか、日々の行動内容を確認してください。

ただし、注意点は「営業メンバーの負担を可能な限り軽減する」ということです。行動管理はただ行動内容を記録するだけでなく、日々の行動を振り返って改善策を検討・実施することが本質です。
そのためには、メンバーの入力に掛ける負担をできる限り減らし、運用しやすいツールを選びましょう。

④結果を分析する

行動管理を始めたら、定期的に入力内容を確認し、結果分析も行いましょう。行動管理は行動内容をデータ化するだけでなく、営業メンバーの行動でネックの部分は何か、有効な改善策まで検討して初めて意味を持ちます。

指標と目標値を実際の数値を比較し、どの部分が足りていないのか、何が課題として考えられるか分析を行いましょう。

⑤課題への対策を検討・実施する

結果分析で課題が判明したら、次は課題への対策を検討・実施しましょう。例えば訪問件数やアポイントメントに対して、契約件数が著しく低い場合は、ターゲットが間違えている可能性やアポイントメントの方法、電話の応対に問題がある可能性が考えられます。
営業活動のどこに課題があるのか、数値から改善点を模索し、PDCAサイクルを回して改善してください。

行動管理法3選

行動管理の方法には代表的な3つの方法があります。それぞれの方法やメリット・デメリットについて解説します。

書面で提出してもらう

最も簡単ですぐ始められる方法は、書面で提出してもらう方法です。例えば日報として毎日提出し、報告してもらう形です。運用コストは紙の費用だけで、ほとんどコストは掛かりません。コストを抑えるという観点では、最も優れた方法です。

ただし、毎日多くのメンバーの行動管理を提出してもらうため、報告書の保管スペースの確保は大変です。また報告してもらった内容を遡るのが難しいことと、結果分析が手作業になるため、非常に手間が掛かります。

エクセルやスプレッドシートに記入する

次におすすめする方法は、エクセルやスプレッドシートに記入してもらう方法です。エクセルは紙に比べて記入の手間が少なく、保存しやすく、過去のデータを遡りやすいというメリットがあります。
結果分析でも集計しやすく、紙の方法に比べて行動管理に活かしやすい方法です。

デメリットはある程度のプログラミングスキルと分析の知識など、専門性が必要とされる点です。また入力内容を遡って変更できるため、正確な情報になっているか判断が難しい点もデメリットといえます。

行動管理ツールを導入する

行動管理を最も効率的かつ、専門知識なしでも始められる方法が行動管理ツールの導入です。紙やエクセルに比べて管理しやすく、複数人で同時に編集もでき、入力結果は自動で集計してくれます。パソコンだけでなくスマホで入力可能なサービスもあり、好きなタイミングで入力できる点もメリットです。

デメリットは導入コストが掛かる点と導入までに時間が必要な点です。行動管理ツールは一度導入したら長期的に運用を行うのが一般的であり、その間のコストを意識する必要があります。

結論：これから導入するなら行動管理ツールがおすすめ

行動管理は営業活動を効率化し、組織の生産性を向上させます。最初の指標設定や営業メンバーの理解こそ重要ですが、導入できれば企業の営業課題解決に役立ちます。

紙やエクセルを利用した行動管理もコストは掛かりませんが、効果的な運用が難しいため、行動管理ツールの利用が最もおすすめです。企業の営業課題解決には、行動管理ツールの導入を検討してください。