在席管理アプリが優れている理由や代表的な機能や選び方を解説

在席管理アプリがフリーアドレスをスムーズに

新型コロナウイルスをきっかけに、導入する企業が増えているのがフリーアドレス制です。社員の席を固定せず、誰もが空いている席に自由に座れるスタイルで、リモートワークなどのさまざまな働き方が広がるなか、オフィススペースを効率化できる方法として好まれるようになってきています。そしてそんなフリーアドレスをスムーズに運用できるのが、在席管理アプリの存在なのです。

フリーアドレスの欠点

フリーアドレスは、部署を超えてさまざまな社員が交流しやすいといったメリットがある一方で、独特のデメリットもあります。例えば、社員の誰がどの席にいるのかがすぐにわかりにくいことです。社内で誰かに相談したいことや用事があっても、すぐにその相手が見つからずに困ってしまうのです。またチームやプロジェクトメンバー同士で集まることが難しい、上司が部下をマネージメントしづらいということもあるでしょう。

在席管理アプリとは

フリーアドレスが抱える欠点をカバーしてくれるのが、在席管理アプリです。在席管理アプリとは、誰がどの席に座るのか把握できて、さらに着席や退席も把握できるサービスです。出社していても「ミーティング中」だったり「退席中」だったりすることもありますが、そのような最新のステータスを管理できるのです。

在席管理アプリが優れている理由

在席管理アプリは主に、「ソフトウェア型」と「センサー型」の2種類に分類できます。それぞれでメリットとデメリットがあるので、見てみましょう。

ソフトウェア（アプリ）型

メリット

ソフトウェア型とはアプリのことです。スマホやパソコンにアプリをインストールして使用できるため、導入しやすく費用をおさえられます。またリモートワークの管理も可能で、従業員のプライバシーを確保できるところがメリットとしてあるでしょう。

デメリット

一方デメリットとなるのは、出社や退社するときなど、ステータスを変更する際はアプリを入力して打刻する手間が必要であることです。またそれぞれの従業員が自己申告で行うことも、デメリットとして挙げられるでしょう。従業員が自ら出社などの打刻を行わなければならないため、そのルールを社内に徹底させて、正しく指導していく必要があります。

センサー型

メリット

センサー型は、名前の通りセンサーで従業員の存在を把握して在籍を確認するシステムです。毎回従業員が打刻する必要がなく、センサーによって自動的にステータスを確認できます。さらにリアルタイムで正確な情報を把握できて、外出の有無のような細かい情報もチェックできるところがメリットでしょう。

デメリット

ただソフトウェア型（アプリ型）と比較すると、センサー型は費用が高くなりやすいという面があります。また導入にはデバイスの設置などが必要になり時間がかかるほか、使える場所はオフィスに限られてしまいます。デスクに設置することで従業員のプライバシーに影響したり、センサーが誤検知したりする可能性も否定できません。

在席管理アプリの代表的な機能

では在席管理アプリの機能には、どのようなものがあるのか見てみましょう。

座席表の作成

在席管理アプリの一番の機能ともいえるのが、座席表を作れることです。それぞれの企業のオフィスにあわせて座席やスペースを指定するだけで、座席表が完成します。これを使って、それぞれの従業員がどの席に座っているか把握できるようになります。

従業員のステータスを検索する

フリーアドレスを導入しているとよくあるのが、「〇〇さんに用事があるのに、どこにいるのか見つけられない」といったシーンです。固定席とは異なり、誰がどの席に座っているか毎日異なるため、目当ての人物を探し出すのに苦労することになります。そんなとき、在席管理アプリでは従業員の名前を検索して、すぐに座席をチェックできるのです。

従業員のステータスを確認する

在席管理アプリでは、座席のほかに「ミーティング中」「チェックイン済」「リモートワーク中」などのステータスを確認することもできます。出社とリモートワークを組み合わせたハイブリッドワークを導入している企業では、誰が出社しているのか、リモートワークなのかわかりにくいですが、そんなステータスもすぐに確認できます。

座席を予約する

在席管理アプリでは、事前に座席を予約することもできます。従業員にとって、毎日座る席を決めるのは小さなストレスと感じるもの。でもアプリで事前に座席を決めておけば、そんな手間を減らして、確実に座席を確保でき、スムーズに業務を開始できます。

他のシステムとの連携

会議室の予約や社用車の予約などを、システムで管理している企業も多いでしょう。また近年はチャットツールも広く活用されています。そのような他のシステムと連携させれば、さらに便利に利用できるようになります。すべての機能をひとつのツールで使いこなせれば、従業員にとってさらに便利と感じられるでしょう。

データを分析できる

在席管理アプリに蓄積したデータを使い、分析して利用することが可能です。たとえば従業員別の予約状況や、座席別の予約状況などです。それらのデータを分析することで、より効率的なオフィススペースの活用に役立てることもできるでしょう。

備品管理に利用する

フリーアドレスを導入すると、共用で使う備品なども特定の場所で管理しなければならなくなります。そのような管理もアプリで一緒に行うことで、誰もが使いやすく、備品の棚卸や在庫チェックにも役立てられます。

在席管理アプリの選び方

さまざまな在席管理アプリがありますが、選ぶ際には以下の3つのことをチェックしましょう。

座席管理機能が使いやすいか

在席管理アプリの一番の目的は、従業員の座席を管理することです。フリーアドレスで生じやすい「誰がどこに座っているかわからない」問題を解決することにあります。そのため、従業員を検索する、ステータスをチェックする、座席を予約するなどの座席に関する機能が充実していて使いやすいかどうかが大切なポイントです。

従業員にとって使いやすいか

在席管理アプリなどのツールは、企業側が管理しやすくても、実際に使用する従業員にとって使いにくかったり手間がかかったりするものはおすすめできません。逆に業務の効率が落ちる、従業員のストレスを増やすといった可能性があるからです。使い勝手がいいか、業務に支障をきたさないものか、きちんとチェックしましょう。

テスト導入できるか

在席管理アプリなどのツールは、最初から全社に導入するのではなく、一部の部署や従業員だけでテスト導入してみることをおすすめします。実際に使ってみて、従業員からのリアルな感想などを聞き、改善点などがわかればそれらを直して、実際に社員全員に普及できるか確認しましょう。

フリーアドレス＆ハイブリッドワークに在席管理アプリを

フリーアドレスやハイブリッドワークが増え、ますます多様な働き方が浸透してきています。そのようななか、「相手がすぐに見つけられない」「相手がオフィスにいると思ったら、その日はリモートワークだった」などということもあるでしょう。そんなフリーアドレスやハイブリッドワーク特有の問題をうまく解決するのが在席管理アプリです。決して複雑なツールではなく、誰もがすぐに使用しやすいものですから、フリーアドレスやハイブリッドワークの導入にあわせて、これらも使うことを考えてはいかがでしょうか。