テレワークのさぼりを監視する方法やメリット・デメリットを紹介

テレワークのさぼり監視は管理の一環

大前提として、テレワークのさぼり監視は、監視が主な目的ではなく、社員の業務を管理するための一環です。テレワーク中の社員は、基本的には自宅というプライベートな空間で業務を遂行します。
プライベートな空間である以上、会社からは直接目が届く環境ではなく、管理する側としては社員の行動が気になるところです。そこで勤怠管理システムや仮想オフィスを利用し、社員の業務を管理しようと考える会社は一定数あります。
しかし、大事なことは社員の監視ではなく、あくまで「管理」することです。目的を監視ということにしてしまうと、社員が委縮して本来のパフォーマンスを発揮できませんから、十分注意しましょう。

テレワークのさぼりを監視する理由

なぜテレワークの職場環境下では、会社側からのさぼり監視が必要になるのでしょうか。2つの大きな理由について解説します。

生産性・業務効率の維持

テレワークでの業務を監視する理由として、1つには生産性と業務効率の維持があります。
そもそもテレワークでの業務遂行は、オフィスとは違ってプライベートとの切り分けがしにくく、気持ちの切り替えが難しい働き方です。自宅の一室を仕事場にしているなら、周囲の物音や家族が観ているテレビの音など、集中しにくい環境も影響します。
そのため、会社としては従業員を監視するというよりも、テレワークでも業務に集中できているか、生産性が低下していないかのために管理を行う意図があります。
社員としては監視されているように感じるかもしれませんが、会社としては企業の生産性を維持するために、必要な措置をしているということです。

情報漏洩防止のため

オフィスとテレワークでは、情報漏洩のリスクも高いことから、会社として情報管理を徹底しなければなりません。自宅のパソコンやスマホ端末から、情報漏洩するリスクは常に内在しているからです。
オフィスであれば、プライベートクラウドや社内ネットワークだけで完結し、外部から送られるマルウェアなどに注意すればよいだけです。しかし、テレワークではどこでウィルス感染し、情報漏洩するかわかりません。
会社として情報漏洩のリスクを抑えるためにも、管理は必要となります。
対策は会社によって様々ですが、次のような対策を取ることが多いです。

• ・デバイスの屋外持ち出し禁止
• ・屋外での端末利用禁止
• ・会社支給のUSB以外の使用禁止
• ・月1回程度のパソコン点検・USB初期化

テレワークでは会社の管理が行き届きにくいからこそ、あらゆる対策で情報漏洩を防止しなければなりません。

テレワークのさぼりを監視する方法

テレワークで社員の管理及びさぼりを監視をする方法として、代表的なものを紹介します。

勤怠管理システムの導入

テレワークという遠隔での業務であっても、社員の勤務時間を分単位で確認し、正確に勤怠を管理するなら勤怠管理システムの導入がおすすめです。社員それぞれにアカウントやIDが割り振られ、仮想のオフィス内で現在いる場所も把握できます。
近年は追加機能で業務状況を表示できるツールや、社員とのチャットツールが追加されたものもあります。
時代に合わせた機能性の豊富なバリエーションが選べますから、テレワークを推進するなら必須レベルのツールです。

在席管理ツール

在席管理ツールは、勤怠管理と組み合わせることで効果が得られるツールです。テレワークをする場合、社員の仕事場にWebカメラ等を設置し、会社側から社員の在籍状況を目視できます。
社員の離席や外出が多い場合に、より社員管理を厳格化したい時に使用します。

アクセスログの監視

アクセスログとは、社員がパソコンを利用して、どのサイトやアプリケーションを起動したか監視するものです。業務時間中に業務と直接関係のないサイトや、ゲームを起動していた場合、ログとしてシステム上に残る仕組みです。
また、業務用パソコンを管理下に置くことで、その端末から業務と関係のないサイトへのアクセスを禁止することもできます。会社のパソコンや法人携帯などを支給している場合に、さぼりを監視する一定の効果があります。

キーロガーの監視

キーロガーは、パソコン・スマホで検索されたキーワード等をログに残し、業務中にどんな単語を入力していたか監視できるツールです。パソコン・スマホを業務外の意図で使用していないか、監視する目的があります。

テレワークのさぼりを監視するメリット

テレワークにおいて、さぼりを監視することでどのようなメリットがあるのか解説します。

社員の働きをリアルタイムで確認できる

テレワークでは、直接社員の働きが見えないため、仕事の進捗状況が把握しにくいという難点があります。さぼりを監視することで、リアルタイムで社員の働きが確認でき、社員側としても作業内容を報告する手間が省ける点もメリットです。
また、適宜上司からの指示ももらいやすくなるため、社員の安心感を高める効果もあります。

コミュニケーション課題の解決

テレワークでは、多くの方が部署内でのコミュニケーションに難しさを抱えています。お互いの業務状況が把握できないことから、どのタイミングで連絡すればいいか判断できないからです。
さぼりの監視に付随する効果として、社員の置かれた状況が把握できることから、コミュニケーションにおける課題解決にも役立ちます。口頭でのコミュニケーションとは違うものの、テレワークでもチームの一員という意識を醸成する効果が期待できます。

インシデントの発生防止

テレワークでは、コミュニケーションの取りにくさから、重要ではない質問は遠慮しがちです。しかし質問しにくい環境が災いして、インシデントやミスに繋がることもあります。
業務が監視下にあれば、社員の進捗状況や不安を逐一確認し、インシデントが発生する前に修正できます。特に若手の社員にとっては、チームとの繋がりが感じられ、不安を感じずに働きやすくなるでしょう。

長時間労働の是正

仕事場が自宅の場合、公私の切り替えが難しく、業務効率が落ちてしまいがちです。業務効率が落ちれば、勤務時間外での働きも多くなり、残業代が会社の負担になります。
会社から監視の目があることで、オフィスと同じように気持ちを切り替え、仕事に集中しやすくなるでしょう。
また、勤怠管理システムやアクセスログも確認できれば、長時間労働によるストレスを未然に防ぐこともできます。

セキュリティ対策

オフィスにおける業務では、社内だけの閉鎖されたネットワークで業務を遂行し、ハッキングなどが行われない限り、外部に情報流出が起こることはまれです。
しかし、テレワークではセキュリティ対策がされていないフリーWi-Fiや、マルウェアを同封したメールを受信するリスクがあります。
機密情報の流出を防ぐためにも、社員のパソコン・スマホの使用状況を監視する仕組みは必要です。

社員の緊張感維持

テレワークで多くの社員が抱える悩みは、仕事に集中しきれないことです。自宅は気持ちの切り替えがしにくいことで、オフィスに比べて緊張感が緩みがちです。
そのため、会社からの監視の目があれば、自宅でも適度な緊張感を持って仕事に臨めます。また社員同士の頑張りが作用しあって、仕事へのモチベーションアップに繋がる効果もあります。

テレワークのさぼりを監視するデメリット

次に、テレワークでさぼりを監視することで、どんなデメリットがあるのかも解説します。

社員にとってストレスになる

会社の目的はあくまで管理ですが、社員からすれば、自宅でも監視されているように感じることがあります。オフィス勤務でもそれぞれの仕事があり、上司が常に誰かを見つめるという状況は考えられません。
しかしテレワークはWebカメラでいつ見られているかわからず、社員は常に監視されているような強迫観念を抱きやすいです。
常に監視されていることは社員にとってストレスですから、管理方法は社員のストレスにならないツール選択が重要になります。

オフィスで働くのと変わらない

テレワークの魅力は、自宅でも会社と同じ働きができることですが、監視が行き過ぎるとオフィスと変わらなくなります。むしろ自宅というプライベートな空間である分、社員にとってはますますプレッシャーが強くなるでしょう。
テレワークにおける業務管理は、社員への信頼関係があってこそ成り立つものです。日常的に監視するのではなく、時間帯や必要な状況を見極めて行うべきです。

プライバシーを侵害する危険がある

テレワークにおける監視には、社員のプライバシーを侵害するリスクがある点も理解しましょう。
テレワークならではの課題といえますが、Webカメラで自宅の様子が映り込むため、部屋への言及や私生活を追及するケースが増えています。
仕事の状況が気になって監視する気持ちが強くなった結果、社員のプライベートにまで干渉してしまっては、明らかに行きすぎです。

社員のさぼり監視は管理することが最大の目的

会社にとって、社員の生産性維持と情報漏洩防止は、テレワークを進めるうえでの大きな課題です。しかしそのために社員の監視を厳しく行うと、社員は委縮して本来のパフォーマンスを発揮できなくなります。
会社が監視を行うのは、さぼりの防止、そして社員の業務管理を最大の目的とすべきです。テレワークは使いこなせば人員不足を解消し、優秀な働き手を確保できる働き方です。
社員に適度な緊張感を持ってもらいつつ、効率的にテレワークを進めましょう。