テレワークを導入したオフィスのレイアウトを最適化！計画の立て方や実施の方法とは？

テレワークが普及した昨今のオフィスレイアウトの課題

2020年初頭から猛威を振るっている新型コロナウイルス感染症の拡大により、オフィスのあり方が変化しました。感染拡大への対策から、多くの企業がテレワークなどを導入して、オフィスへの出社を制限しました。

今後の感染症や災害などの影響を考えると、オフィスレイアウトには課題が残されています。例えば、テレワークの導入により出社率が低下し、オフィススペースが空くことがあげられます。

また、久しぶりに出社しても隣に居た従業員がテレワークであれば、コミュニケーションが希薄になるでしょう。それを見越したオフィスレイアウトが必要になります。出社する従業員と出社しない従業員の状況に応じて、オフィスレイアウトの変更が求められます。

テレワークを想定したオフィスレイアウトのポイント

テレワークを想定したオフィスレイアウトを完成させるには、下記の3つの内容を中心にご検討ください。

オフィス以外で働くことを考える

まずはオフィス以外で働くことを想定する必要があります。テレワークが定着した企業であれば、従業員はオフィスとオフィス以外でも働きます。従来までのオフィスは、従業員ごとにデスクが用意されていましたが、テレワークを導入することでその必要がなくなります。

例えば「フリーアドレス」という、オフィスに出社した従業員が好きな席を選んで仕事をできるレイアウトがあります。

また、ABWという従業員が自らの業務内容によって利用する場所を変える方法も考えられます。具体的には「ミーティングは会議スペース」「事務作業はワークスペース」「昼食はリフレッシュスペース」など、用途別にスペースを選ぶことです。

自社のテレワークなどの状況を踏まえて検討してみてください。

空きスペースの有効活用

次は空きスペースの有効活用があげられます。テレワークなどの影響によって、オフィス内のデスク数が少なくなると、空きスペースが増えていきます。その空きスペースはオフィスに開放感を与えますが、そのままにしておくのはもったいないものです。

そこで、従業員同士のコミュニケーションスペースなどにして有効活用をしたいところです。特にテレワークが積極的に行われると、企業への帰属意識が低下する可能性があります。

空いたスペースをコミュニケーションスペースにすることで、従業員同士の会話が生まれ、帰属意識の醸成に役立ちます。

パーソナルエリアの確保

テレワークの従業員が増えると、オフィス内の従業員の数が少なくなり、従業員ごとのスペースが確保しやすくなります。とはいえ、出社している従業員の数を想定して、パーソナルエリアの確保には注意したいところです。

デスクを一部のスペースに固めてしまうと、十分な間隔が取れないでしょう。目安として従業員1人につき約3畳分の作業スペースを確保してください。十分な作業スペースを確保したうえで、オープンテーブルやカウンター席、個人ブース席などを検討しましょう。

最適なオフィスレイアウトに必要なゾーニング計画

オフィスレイアウトを考えるときは、ゾーニング計画を考える必要があります。ゾーニングとはオフィス内に設けるスペースを区分けしていくことです。ゾーニングによってオフィスレイアウトの大まかな部分が決まります。

また「リフレッシュスペースをもう少し広くすべきだった」「ワークスペースが足りなくなった」など、不具合の発生を防ぐことが可能です。ゾーニング計画では、何にスペースが必要なのかを洗い出して、それぞれのスペースを割り振ります。

なお、一般的なオフィスに必要なスペースは下記のとおりです。

• ・エントランス
• ・ワークスペース
• ・役員スペース
• ・会議スペース
• ・リフレッシュスペース
• ・収納スペース
• ・備品置き場
• ・通路

上記以外にも企業によって必要なスペースが異なります。現状と比較してゾーニング計画を進めることが大切です。

オフィスのレイアウト変更に必要なチェック事項

オフィスのレイアウト変更に必要なチェック事項として、下記の6点をご紹介します。

ゾーニング

前述したゾーニングはオフィスのレイアウトをつくる際の大枠になりますので、必ず計画しておきましょう。また、後述しますがセキュリティや配線などにも影響するため、計画なしには進められません。

デスクなどの寸法

デスクなどの寸法は動線や通路幅に影響するため、慎重に決めてください。従業員数に応じて、どれくらいのスペースが必要になるかを検討してデスクの寸法を決めていきましょう。

窮屈になりすぎず、空きスペースが過剰にならないようにバランスを考えてください。一般的なオフィス用のデスクは横幅1,000㎜～1,600㎜、奥行きが600㎜～700㎜程です。従業員数などから必要なスペースを算出して、デスクの寸法を決定してください。

動線や通路幅

デスクの寸法に基づいて動線や通路幅を決めていきます。まずはデスク間の間隔を考えます。デスクとデスクの距離は、背合わせでデスクを並べる際は1,500㎜～1,800㎜程度、通路を挟んでデスクを配置するときは600㎜～900㎜程度の間隔を確保しましょう。

次はデスクの間隔を考慮しつつ、通路幅を検討してください。メインの通路幅は1,200㎜～1,600㎜を目安に考えてください。

そして、デスク間の間隔、通路幅をもとにオフィス内の動線計画を立てます。動線計画は、従業員がオフィスの入り口から自分のデスクに座るまでに辿る通路を考える必要があります。

さらに、従業員の出入りが激しい共用設備付近まで細かく動線を計画します。避難経路も忘れずに設計してください。

業務内容に応じたスペースや家具

業種や業態に応じて、必要なスペースを確保したり家具を配置したりします。例えば、黙々と作業をこなすことが多い部署であれば、個別ブースにしたり周囲の視線が気になりにくいパーテーションを設置したりしましょう。

また、ワークスペースにはデスクやイスの他にも、必要に応じて書庫やロッカーなどのオフィス家具の導入をご検討ください。リフレッシュスペースには、くつろげるソファーなどを設置してもいいでしょう。

セキュリティ

社内の情報漏洩などを防ぐためにも、セキュリティの設定も重要です。オフィスへの出入りはセキュリティキーやICカードで行い、特定の人物しか入室できないように設定する必要があります。

また、来客を想定して、受付やエントランスなどは外部からでもアクセスできるようにしてください。一方でワークスペースへの入室は従業員のみとなるようにしましょう。社内でもより機密性が高い情報は、資料室やサーバー室を用意して管理することが求められます。

配線

オフィスには配線が必要な機器が幅広くあるため、配線計画も立ててください。電話線やLANケーブルなどをどのように配置するかを考えていきます。

特に大幅にオフィスレイアウトを変更するときは、配線業者などと相談してレイアウトを考えることも重要です。また、配線が煩雑にならないようにWi-Fiなどの設置も検討しましょう。

オフィスのレイアウト変更のポイント

オフィスのレイアウトを変更する際は、下記の2点をご理解のうえで計画を進めてください。

コンセプトの明確化

ゾーニング計画などをオフィスレイアウトの大枠に活かすために、コンセプトを明確にする必要があります。オフィスのレイアウトを変更する目的と考えてもいいでしょう。「何のためにオフィスレイアウトの変更をするか」十分に検討する必要があります。

その際は、オフィスのレイアウト変更で「得たい効果」や「メリット」を考えましょう。「オープンなオフィスにしてコミュニケーションを活性化させたい」「各従業員が作業に集中して欲しい」など、叶えたい希望を列挙します。

職種や業務内容を考慮

職種によって業務内容が異なるため、オフィスレイアウトに反映させる必要があります。例えば、個人の作業に集中させたいにもかかわらず、オープンなレイアウトでは、作業に集中できないかもしれません。

同じオフィスであってもレイアウト次第で、従業員の働きやすさが大きく異なります。対策できることを検討のうえ、レイアウトに反映させましょう。

自社に最適なオフィスレイアウトを計画しよう

コロナ禍などの影響で、オフィスのレイアウトを考え直す機会があったのではないでしょうか。オフィスのレイアウトは、従業員の働きやすさや帰属意識の向上などに影響を与えます。明確なコンセプトをもとに計画を立てて、オフィスのレイアウトを変更しましょう。