社内コミュニケーションの問題を改善するために企業がすべきこととは？

社内コミュニケーションのあり方は企業の重要な問題

社内コミュニケーションとは、オフィス内で日常的に行われている会話やメールでのやりとり、さまざまな情報共有、従業員同士の雑談などのことです。社内コミュニケーションが活発な企業は、チーム内での連携がとりやすく、ディスカッションから創造的なアイデアが生まれるなど、多くのメリットがあります。そのため、多数の企業が社内コミュニケーションのあり方について議論し、重要視しているのです。また、昨今は働き方改革が進み、リモートワークが広がっていることから、より社内コミュニケーションの重要性を認識せざるを得ず、問題を感じている企業が多いでしょう。

社内コミュニケーションが不足する原因

企業で社内コミュニケーションが活発に行われていれば問題はありませんが、さまざまな原因で社内コミュニケーションが不足してしまう場合があります。

そもそも会話の機会が少ない

部署内やチーム内でのミーティングの機会が少ないと、社内のコミュニケーションが生まれにくくなります。また、そのようなミーティングも、上司から部下への一方的な指示出しで終わるようでは、コミュニケーションは難しくなります。さらに、近年はリモートワークが普及することで、これまで社内で行われていた会話ができない環境になっていることも、社内コミュニケーション不足の一因として考えられるでしょう。

部署間での共有不足

通常、同じ部署であれば仕事の進捗状況などを共有しあい、お互いに協力して仕事に取り組めるようにしているものです。しかしそのような共有が不足すると、従業員一人ひとりが自分の業務のことだけを考えるようになってしまう懸念があります。すると、「情報の共有は必要ない」と考え、社内コミュニケーションが生まれにくくなってしまいます。

社内の雰囲気

オフィスによって、従業員が気軽にお互いに声をかけやすい職場と、全員がピリピリとして緊張感のある職場と、それぞれに雰囲気はさまざまです。社内コミュニケーションという観点で考えると、自由に会話しやすい雰囲気である方が断然いいと言えるでしょう。部下から上司への業務上の相談や、同僚同士で声をかけて助け合うなど、お互いにいい関係がつくりやすくなるはずです。

社内のコミュニケーション不足がもたらす問題

社内のコミュニケーションが不足すると、どのような問題が生じるでしょうか？

業務効率が下がる

社内コミュニケーションがスムーズに行われていない職場では、従業員同士での会話が十分ではないため、困っている従業員がいても助けられる環境にありません。悩みを抱えている部下がいても、同僚や上司が気がつくのが遅くなるでしょう。そのような状況は、業務効率の低下につながります。

社内の人間関係が悪くなる

社内コミュニケーションが不十分な場合、従業員同士の人間関係によくない影響が出てくる可能性があります。日常的な会話を通して、個性や人となりを理解して打ち解けあっていくものですが、そのような機会がないため、すれ違いが生まれやすくなります。結果として、社内の人間関係や雰囲気の悪化にもつながります。

社外からの印象が悪くなる

業務効率が落ちて、社内の雰囲気も悪くなると、社外から見た印象も良くないものになってしまうでしょう。仕事をしても信頼できるクオリティが担保されるか不安を感じたり、社外とのコミュニケーションもうまくいかないかもしれません。

社内コミュニケーションの重要性やメリット

社内コミュニケーションがスムーズに行われていない場合、さまざまな問題が生じることをおわかりいただけたでしょう。では一方で社内コミュニケーションが円滑な場合はどのようなメリットが得られるのでしょうか。

従業員のパフォーマンスが上がる

社内でのコミュニケーションが活発に行われ、従業員同士が気軽に会話をできる環境にあれば、彼らのモチベーションも上がっていくでしょう。すると、一人ひとりのパフォーマンスが向上し、より良い結果が生まれるでしょう。

生産性が上がる

社内で情報共有が適切に行われていれば、チーム内での信頼感が増し、自然に協力しあえる関係が構築されます。ひとつのプロジェクトを、短時間でクオリティの高いものに仕上げるなど、生産性が上がっていくことが期待できます。また、社内で新しいアイデアが生まれ、新規ビジネスにつながることも考えられるでしょう。

従業員のストレスが軽減する

「時間内では対応できない仕事量を抱えている」「自分のスキルとは合致しない部署に配属された」など、従業員はさまざまな悩みを抱えているものです。そしてそのような悩みにいち早く気がつき、ともに解決していける体制があるといいものです。社内コミュニケーションが円滑なら、そのような悩みに気づきやすく、早期解決に導くことができるかもしれません。

離職率が下がる

社内コミュニケーションが円滑で、従業員がストレスを感じにくく、働きやすい環境であれば、離職率が下がるでしょう。それだけ優秀な人材に長く働いてもらえて、結果として企業の成長につながっていくはずです。

社内コミュニケーションを円滑にする方法

社内コミュニケーションを円滑にするための具体的な方法をご紹介しましょう。

マグネットスペースをつくる

マグネットスペースとは、磁石に引き付けられるように、社内の従業員が自然と集まってくるスペースのことを言います。例えば、昔なら給湯室は人が集まってくる場所で、そこで従業員同士のコミュニケーションが生まれていました。そんなマグネットスペースを設けることを考えてみましょう。居心地がよく、リフレッシュできる空間をつくるといいでしょう。

社内レイアウトを検討する

社内のレイアウトを変更すると、今まで上司に遠慮して部下同士が会話しづらかったことが解消されコミュニケーションが活発になるなど、変化が生まれるかもしれません。

1on1を行う

上司と部下との会話には、1on1が効果的です。別の従業員がいない場所で、1対1で話をすることができるため、お互いの考えや現在抱えている悩み、今後の目指したい目標などを共有でき、信頼関係の構築に役立つでしょう。

コミュニケーションツールを導入する

リモートワークなど遠方で働く従業員との会話を円滑にするためには、チャットのようなコミュニケーションツールを使うといいでしょう。仕事の進捗などの情報共有を気軽に行うことができるので便利です。

社内コミュニケーションの問題解決は業務改善につながる

社内コミュニケーションが円滑な企業は、従業員のモチベーションやパフォーマンスが高く、業務効率や生産性が上がり、企業の成長も期待できます。誰でもストレスを感じることなく、気持ちよく仕事をしたいものです。社内コミュニケーションはそんなオフィス環境の大切な要素のひとつです。ぜひ社内コミュニケーションに目を向けて、もし問題があるならできるだけ早期に解決するよう対応することが大切です。