オフィスの共有スペースの問題点やマナー、片づけ方をチェック

オフィスの共有スペースとは

オフィスには、従業員が仕事するワークスペース以外に、休憩スペースや会議室など、さまざまな共有スペースが存在します。

共有スペースの種類

オフィスの共有スペースは、次のような種類に分けることができます。

• ・仕事を行うスペース
  ワークスペース、作業スペース、集中ブースなど
• ・会議を行うスペース
  会議室、スタンディングミーティングスペース、多目的スペースなど
• ・休憩のためのスペース
  休憩スペース、給湯スペース、ランチスペースなど
• ・大規模なスペース
  セミナー・研修ルーム、展示スペースなど

利用頻度が高い共有スペース

企業ごとに、どのような共有スペースが存在するかは異なりますが、一般的によく利用される共有スペースには「会議室」「ワークスペース」「スタンディングミーティングスペース」「休憩スぺ―ス」などがあげられます。

共有スペースの満足度

共有スペースを使う従業員の満足度は、適切な広さがあるか、利用しやすい場所にあるかといった問題が大きく関係しています。また、せっかく共有スペースがあっても、「いつも利用者が多く、使いたいときに使えない」場合、従業員の満足度はむしろ下がってしまいます。

共有スペースの問題点・課題

オフィスの共有スペースについてのよくある課題には、以下があります。

ルールが守られない

共有スペースを使う人にも、管理する人にも問題となるのが、ルールが守られていないことです。全員が気持ちよく利用できなくなってしまいます。

使われない

せっかく共有スペースがあっても、利用する従業員が少ないケースもあります。その場合は、そもそも業務内容や従業員の働き方に合った共有スペースになっているか、ルールが守られていないなどの原因があるのかを明らかにする必要があります。

使う人が多い

逆に共有スペースの人気が高く、多くの従業員に利用されていることが課題となる場合もあります。従業員数に対して十分な共有スペースが確保できていないことが主な原因といえます。

片付けされていない

ランチスペースのテーブルが汚れている、ごみが散乱しているなど、共有スペースがきれいに片付けられていないと、使う人が減る原因になってしまいます。

オフィスの共有スペースのマナー

共有スペースを多くの従業員が気持ちよく使うためには、守るべきマナーを共有・理解していくことが不可欠です。

仕事・プロジェクトの話を大声でしない

会議室やセミナースペース、展示スペースなど、特に社外の人も出入りする可能性がある共有スペースは、誰が、どんな会話を聞いているかわかりません。仕事やプロジェクトの話を大声で話すことは避けます。

大声で話さない

休憩スペースなどはリラックスするための場所です。大きな声での雑談は、まわりの人の迷惑になります。適度な声の大きさで話すようにします。

私物を置かない

共有スペースには、私物を勝手に置いたままにしたり、使ったものを散らかったままにしないことが基本です。

挨拶・会釈する

社内の人や社外の人と共有スペースで出会ったら、お互いに挨拶するようにします。面識のない人であっても、軽く会釈するなどの対応をすることで企業全体の印象アップにつながります。

設備の不具合などがあったら担当者に伝える

照明が切れていたり、設備に不具合があった場合は、気付いた人がすぐに担当者に伝えるようにします。「見て見ぬふり」はマナー違反です。

オフィスの共有スペースのアイデア・作り方

従業員はもちろん、会社を訪れた人も気持ちよく利用できる共有スペースとはどのような場所でしょうか。共有スペースのアイデア・作り方を紹介します。

オフィスカフェ

カフェのような共有スペースが人気です。来客との打ち合わせや社内ミーティングなど、さまざまな目的で使用できます。飲み物も用意しておくと、会話が弾み、社内のコミュニケーションが活発になるなどのメリットが期待できます。

集中ブース

大勢の従業員がいるワークスペースでは、電話が鳴ったり、話し声が聞こえるなど、集中しづらい場合もあります。集中ブースは、集中して仕事を進めたいときに使用する共有スペースです。簡易的にパーティションで区切ったものから、個室型のものもあります。

スタンディングミーティング

椅子に座らず、あえて立ったままミーティングを行うスタンディングミーティングのスペースも人気があります。デスクに座った状態よりも集中力が増すと言われています。ミーティングではなく、立った状態で仕事をするスタンディングワークスペースも広がっています。

マグネットスペース

かつての給湯室のように、従業員が自然と集まってコミュニケーションする場所を「マグネットスペース」といいます。プリンターや文具類などをまとめたエリアにしたり、カフェカウンターを設置したり、自然と従業員が集まり、話をするようなスペースです。

従業員の声を吸い上げる

共有スペースを作る場合は、どんな共有スペースがほしいか、従業員から意見を聞くようにするとよいでしょう。思いがけないアイデアが登場するかもしれません。

オフィスの共有スペースの片づけ方

共有スペースはいつもきれいに清潔にしておくことで、誰もが利用したくなる場所になります。共有スペースの片付け方として、次のようなポイントを明確にしておきます。

片付ける当番を決める

共有スペースをいつもきれいにしておくためには、片付ける当番を決めておくこともひとつの方法です。「自分たちが使うスペースは、自分たちできれいにする」という意識が根付き、常にきれいに使う意識が生まれます。

物の置き場所を決める

共有で使用するものがある場合は、置き場所を明確にしておくことが鉄則です。使用したら、必ず同じ場所に戻すことを明確にルール化しておくと、整理整頓した状態を保つことができます。

ルールを徹底するだけにせず、適宜見直す

万一、ルールが守られない場合は、ルール自体が従業員にとって負担が大きい、ハードルが高いなど問題があるのかもしれません。改善策を従業員とともに探っていくようにします。

オフィスをより居心地のいい空間に

オフィスは、ただ仕事をするだけの場所ではありません。リラックスしたり、誰かと会話したり、お弁当を食べるなど、いろいろな用途に使える共有スペースが必ずあるはずです。
共有スペースが快適で、使いやすい空間であれば、従業員の満足度は向上し、業務に集中して取り組めるようになります。社内コミュニケーションの活性化にも共有スペースは有効です。