オフィス出社率は上げるべき？下げるべき？ワークプレイス需要を考える

出社率減少に伴うオフィス縮小の動き

近年企業のオフィス面積は縮小する傾向にあります。かつては多くの企業がオフィスを拡張する動きを見せ、オフィス不足がニュースになっていましたが、近年はその流れが一転、オフィスを縮小する動きが見られるようになりました。
背景には、新型コロナウイルス感染拡大によって、テレワーク・リモートワークが急速に普及し、従業員のオフィス出社率が低下したことがあります。また、コロナ禍で業績が悪化した企業がコスト削減の方法のひとつとして、オフィスの縮小を選択しているケースもあります。

好景気企業もオフィスを小さくしたい

オフィス面積を縮小している企業は、必ずしも業績が低迷しているわけではありません。2020年以降のコロナ禍では、好業績を続けている企業もオフィス面積の縮小を検討・実行する動きが現れています。要因のひとつには、新型コロナウイルス感染拡大を防ぐために、政府が企業に対して「出勤者数削減率70％」の協力を呼びかけたことがあります。政府の要請に従い、企業が従業員のオフィス出社率を大幅に下降調整した結果、オフィスの需要が大幅に低下しています。

ワークプレイス需要の向上

オフィス出勤率を抑えるためのテレワークによる在宅勤務は、通勤時間の削減などのメリットを生み出す一方で、さまざまな弊害や課題も生み出しています。たとえば、オンとオフの切り替えの難しさや、仕事スペースやネットワーク環境の確保、情報漏えいのリスクや勤怠管理の難しさなどです。
こうした問題を解決するために、都心周辺にワークプレイスを設ける動きも出てきています。また、本社機能と業務機能を都心と郊外に分けて設置する企業も出てきています。オフィスの縮小や勤務地の分散化によってワークプレイス需要が向上しています。

有名企業のテレワーク撤回やオフィス回帰

一方で、ポストコロナ／ウィズコロナといった言葉も生まれており、テレワークからオフィスへの出社に切り替えている企業も出てきています。海外の有名企業では、テレワーク撤回／オフィス回帰を明確に宣言しているケースもあります。国内でも、テレワークを基本とする企業がある一方で、出社を前提とする企業も出てきています。コロナ禍を乗り越え、景気回復が見えてくれば、今のオフィス縮小の動きは反転し、再びオフィス拡張の動きが強まる可能性があります。

オフィス出社率の影響

コロナ禍では、多くの企業がテレワークを導入しています。従業員の出社率を削減し、感染拡大を防ぐことが最大の目的ですが、その結果、オフィスの生産性や仕事の進め方などに大きな変化をもたらしています。オフィス出社率の調整が企業・実務・従業員に与えたおもな影響を見ていきましょう。

生産性への影響

オフィス出社率の調整は、企業の生産性に影響を与えています。事業形態や業務内容にもよりますが、テレワークを導入した結果、生産性が低下しているという企業も少なくありません。その大きな要因として考えられているのが、従業員同士のコミュニケーション不足やマネジメントの難しさなどです。まだ直接的な影響は出ていなくても、新人研修の難しさなどから長期的な影響を懸念する声もあります。

実務への影響

テレワークの導入は、もちろん実務に大きな影響を与えています。自宅には、そもそも仕事をする環境が整っていない、情報漏えいのリスクが高まる、稟議書の決裁や領収書・請求書の処理が難しいといった課題があげられます。一方で、テレワークを前提とすることで、業務のオンライン化が進み、結果的に社内のペーパレス化や情報一元化などが進むといったメリットがうまれています。日本企業は世界に比べると、DX（デジタルトランスフォーメーション）の遅れが指摘されていましたが、新型コロナウイルス感染拡大によるテレワークの普及で、DXが進展した側面もあります。

従業員への影響

オフィス出社率の削減は、従業員の通勤時間を大きく削減することにつながりました。通勤ラッシュや通勤渋滞、交通機関の遅延などは、従業員のストレスや疲労の大きな原因となっていました。テレワーク導入によって通勤時間がなくなったことで、1日の時間に余裕が生まれ、家族との時間やプライベートタイムを充実させることができるなど、従業員の体や心の健康にプラスの効果も生まれています。

オフィス出社率を上げる方法・対策

ポストコロナ／ウィズコロナの時代となり、これまでの動きを変えて、オフィス出社率を上げる企業も出てきています。テレワークからオフィス回帰に転換する場合は十分な注意が必要です。オフィスの出社率を上げる方法やスムーズに進めるための対策を紹介します。

オフィス勤務とテレワークの選択制

オフィス出社率を上げる場合、急激にオフィス回帰を進めるのではなく、まずはオフィス勤務とテレワークを適宜選択できる仕組みを設けるとよいでしょう。コロナ禍で自宅勤務が定着した結果、業種・業態によっては、仕事のパフォーマンスやモチベーション、生産性や効率が向上する場所は、オフィスとは限らないケースも出てきました。オフィス勤務とテレワーク、それぞれのメリット・デメリットを踏まえ、従業員の能力や希望などに沿った働き方をサポートできることが企業にとって重要になります。

サテライトオフィスの設置

郊外にサテライトオフィスを設置する方法もあります。都心にある本社オフィスのほかに仕事ができる環境を用意することで、従業員のオフィス出社率を上げていきます。サテライトオフィスの設置は、本社オフィスの面積を縮小できるため、コスト削減にもつながります。また勤務地が分散できれば、通勤時間の短縮や新型コロナウイルス対策にも効果が期待できます。

徹底的なオフィスの感染症対策

オフィス出社率を上げる際に最も注意したい点が、新型コロナウイルス感染拡大の予防対策です。従業員に対するマスク着用・手洗い・うがい、随時消毒の注意喚起やルールの徹底をはじめ、ソーシャルディスタンスを意識したオフィスレイアウトなど、徹底的な感染症対策を実践する必要があります。

オフィス出社の目的を明確に

新型コロナウイルス感染拡大によって、テレワークが思わぬ形で普及しました。業種・業態によっては、オフィスで仕事をすることが必ずしも生産性や効率性の向上、創造性の発揮に必須ではないことを多くの人が認識しました。
一方で、社員の自由で活発なコミュニケーション、何気ない会話から生まれるアイデアなどを重視する企業もあり、ポストコロナ・ウィズコロナ時代の到来とともに、オフィス回帰の動きも強まっています。なぜオフィスへの出社が必要なのか、どのようなメリットを期待しているのか、改めてオフィスに出社し、仕事をする意味を明確にすることが大切になっています。