生産性を高めるオフィス環境とは？生産性が低いオフィスの特徴もチェック

オフィス環境の改善と生産性の向上はセット

企業の生産性を高めるためには、組織の改変、優秀な人材の確保、適材適所の配置、新商品・サービスの開発などが主な要素としてあげられます。そして、一見、実務とは無関係に思えるオフィス環境の改善も生産性を上げるための重要なポイントです。
実際、「オフィス環境が仕事のクオリティに影響する」「モチベーションを左右する」などの従業員の声は約70％に達するといった調査結果も出ています。オフィス環境の改善と生産性の向上は切っても切れない関係にあり、ワンセットといえます。

快適なオフィス環境が生産性を高める理由

従業員満足度をアップするオフィス作りを実践すれば、企業の生産性が向上するといわれています。具体的には、どのような要因が関係しているのでしょうか？

業務効率が向上する

従業員目線を意識したオフィス環境の改善を実践すれば、おのずと業務効率が向上します。
快適な職場は、従業員のモチベーションやパフォーマンスを高めてくれるからです。また、オフィス環境を整えることは、従業員の離職率を下げることにつながり、優秀な人材の流出を防ぎます。さらに新たな人材獲得にも効果を発揮します。

チームワークが生まれる

快適なオフィス環境では、従業員同士のコミュニケーションが活発化します。常にオフィスでさまざまな意見交換が行われ、職場の一体感が高まります。快適なオフィス環境は、自ずとチームワークを高めてくれます。良好なチームワークは人材流出を防ぐことにもつながり、結果的に企業の生産性を高めます。

健康を管理・維持できる

オフィス環境を整えることによって、従業員の良好な健康状態を維持することが可能になります。従業員に肉体的・心理的な負荷がかかっていると、仕事のパフォーマンスに大きな影響を及ぼします。従業員の健康状態は企業の生産性を左右するといっても過言ではありません。従業員の心身の健康を維持できる快適なオフィス環境はますます重要になっています。

生産性が低いオフィスの特徴

オフィス環境の改善を早急に行う必要があるオフィスには、特有の共通点が見られます。具体的にどのような問題があるのか、見ていきましょう。

照明・空調・換気に問題がある

デスク・会議室・休憩室などに設置された照明が適切な明るさではない場合、オフィスの生産性に悪影響を与えてしまいます。同様に空調や換気に問題がある場合も、職場が暑かったり、寒かったり、あるいは息苦しさを感じさせるため、従業員のパフォーマンスを下げてしまう結果になります。

防音対策が不十分

オフィスでは音の問題も重要です。生産性の低い、雑然としたオフィスでは、多くの場合、周囲の会話や物音が従業員の集中力を低下させ、仕事を妨げてしまっています。会議室や休憩室から漏れる声や音などにストレスを感じてしまうケースもあります。

業務に適さないレイアウト

業務に適していない空間やオフィス家具も生産性を低下させる要因になります。たとえば、業務スペースにゆとりがない、デスクの機能性が悪い、座り心地の悪いチェア、使いづらい什器などは生産性ばかりか、従業員のモチベーションも低下させてしまいます。

生産性を向上させるオフィスの工夫

では具体的に、どのようなオフィス環境の整備を行えば、快適な環境を作ることができるでしょうか？生産性を向上させるオフィスの工夫を紹介します。

業務スペースの区分け

従業員のパフォーマンスを十分に発揮させるため、業務スペースを区分けします。たとえば、複数の従業員が意見交換しながらプロジェクトを進行できるスペースや、一人で仕事に集中できる個室スペースなどを設置します。業務の内容、特徴を踏まえて業務スペースを区分けすることで、全体的な生産性向上が期待できます。

リフレッシュスペースの増設

オンとオフを切り替え、積極的に休憩し、リラックスすることは、トータルで見ると業務効率を高めることにつながります。オフィスに十分なリフレッシュスペースを設置することを検討します。リフレッシュ専門のスペースを作ることで、勤務中の緊張や疲労感を和らげることが可能になります。また休憩中の何気ない会話から、思わぬアイデアや仕事のヒントが得られることもあります。

フリーアドレス制の導入

オフィスに固定の席を設けず、自由な場所に座って仕事ができるフリーアドレス制は、新型コロナウイルス感染拡大でオフィスに出社する人数が減っていることもあり、導入が進んでいます。フリーアドレス制は、業務スペースの削減、レイアウトの簡略化、社内のコミュニケーションの活発化などが大きなメリット。業種や業態によっては、従業員の生産性、創造性を向上させるオフィス環境を実現できます。

生産性を高めるオフィス環境作りのコツ

オフィスの環境改善には、押さえておくべきポイントがあります。生産性を高めるオフィス環境作りのポイントやコツを紹介します。

従業員と空間のバランス

快適なオフィス環境作りでは、まず従業員の数と空間の広さのバランスがなによりも大切です。従業員一人ひとりに十分な空間が確保されておらず、閉塞感や息苦しさを感じさせるオフィスになっていては、生産性を向上させることはできません。執務スペース、休憩スペースなどの共有スペース、通路やバックヤードなど、十分な空間を確保することが快適なオフィス環境作りの第一歩です。

適切なレイアウト

業務内容を踏まえた適切なオフィスレイアウトも生産性を高めるオフィス環境作りには欠かせません。たとえば、効率的な机や什器の配置、スムーズな動線、無駄のないパーテーションや仕切りの設置、整理整頓された衛生的なインテリアや備品などが必須です。従業員が快適に仕事ができる職場ならば、自ずと生産性は向上していきます。

快適なオフィス家具の導入

機能性の悪いオフィス家具を使っていては、生産性の向上は期待できません。特にデスクやチェアが快適なものでなければ、業務に集中できないばかりか、従業員の健康に悪影響を及ぼす可能性もあります。使いやすく、疲れにくい、快適なオフィス家具の導入は生産性を高めるオフィス環境作りのポイントです。

快適なオフィス環境が企業の生産性を向上させる

企業の生産性向上には、オフィス環境の改善が重要になります。従業員の集中力を高め、仕事へのモチベーションを高めるためには、快適なオフィス環境が欠かせません。オフィス環境改善のポイントは大きくわけて、空間、レイアウト、オフィス家具の3つ。今回紹介したポイントを踏まえ、生産性を向上させるオフィス環境作りを進めてください。