社内コミュニケーションの課題と原因、解決する方法から活性化のメリットまで

社内コミュニケーションとは

社内コミュニケーションとは、社員同士が職務に関する情報を円滑に共有することで業務効率を上げること、または、新たなアイディアを生み出すことで企業に貢献することを目的としています。
2020年から続く新型コロナウイルスの影響により、社内でのコミュニケーションは以前よりも複雑さを増しています。
社内でのコミュニケーションの課題を認識して、解決する方策を考えてみましょう。

社内コミュニケーションの課題

昨今、社内コミュニケーションの課題になっている点について見ていきましょう。

社員同士の意思疎通が難しい

社内でのコミュニケーションの課題は、社員同士が円滑に意思疎通しにくくなる点が挙げられます。
社内コミュニケーションが足りない場合、お互いの考えが共有しにくく、社員同士の連携にも支障をきたします。
また、社内コミュニケーション不足により意志の疎通が困難になると、社員のストレスが増す原因にもなるでしょう。

チームワークが保たれない

社員同士の繋がりが乏しくなると、チームとしての仕事がスムーズに進まなくなる可能性もあります。
その結果、先輩から仕事を教わる機会がなくなってしまう、同僚とともに目標を達成する、後輩の仕事のチェックができないなど、各社員の成長の機会が奪われてしまうことも考えられます。
仕事に対してやりがいを感じている人ほど、こうしたギャップに苦しむことになるでしょう。

人事評価が不透明になりやすい

社内でコミュニケーションを取れなくなると、社員の働き方が見えづらくなる恐れがあります。
特に、コミュニケーションが得意ではない社員の場合、どのような仕事をしているのかが不透明になり、正しい評価ができなくなることもあるでしょう。
また、悩んでいる社員に対して、適切なケアが行き届かない可能性もあります。
社内コミュニケーションの課題は、人事評価や離職率にも影響する問題と言えるでしょう。

社内コミュニケーションの課題の原因

社内でコミュニケーションの課題が生じてしまう原因は何か、代表的なものを紹介します。

管理者と従業員の意識の違い

管理職と一般社員が直接コミュニケーションを取る機会は、さほど多くないでしょう。
そのため、経営に携わる管理者は、目標やマイルストーンを公表し、社員に方向性を示す必要があります。
しかし、一般社員からすれば、現場を知らない管理者が発信する企業理念や目標にズレや違和感を感じてしまう恐れもあります。
そこで必要となるのが社内コミュニケーションです。管理職と一般社員のコミュニケーションの機会を設けることや、管理職の思いを伝える中間管理職の育成など、さまざまな施策を行い、社内コミュニケーションを円滑にすることで、全社員が同じ方向を向いて業務を行えるようにしましょう。

社員同士の繋がりが薄い

社内コミュニケーションの課題が生じる原因のひとつに、社員がお互いのことを知らず、関係性が希薄になっていることが挙げられます。
仕事を円滑に進めるためには、報告・連絡・相談が必要ですが、人間関係が希薄な場合はうまく連携が取れません。
社内コミュニケーションを円滑にするには、コミュニケーションツールの導入はもちろん、社内報の作成や親睦イベントの開催など、社員同士の繋がりが醸成されるような対策が有効でしょう。

対面でのコミュニケーションが少ない

近年では、フリーアドレスやテレワークも一般的になり、社員が毎日顔を合わせない企業も珍しくありません。
そのような状況下において、円滑にコミュニケーションを取れない企業が多いことも事実です。
チャットツールやビデオ会議ツールなどを利用して、画面越しであっても対面でのコミュニケーションを大事にしましょう。
顔が見えることで一人ひとりの状況が把握しやすくなり、円滑なコミュニケーションを助けてくれるはずです。

社内コミュニケーション活性化のメリット

社内コミュニケーションが活性化することで、企業にとってどのようなメリットがあるのか解説します。

離職率の低下

社員同士のコミュニケーションは会社や部署への愛着に繋がり、離職率低下の効果が期待できます。
社員が「会社を辞めたい」と思う主な理由として、職場の人間関係が挙げられます。
離職率が高い場合、社内コミュニケーションを見直すことが施策のひとつとなるでしょう。

情報共有の円滑化

社内コミュニケーションが活性化すると、社員同士の報告・連絡・相談がしやすくなり、情報共有の円滑化が促進されます。
また、管理職と一般社員がコミュニケーションを取ることで、企業目的の理解度も深まるでしょう。
社員みんなが同じ方向を目指して仕事に取り組めるようになると、業績にもプラスの効果が期待できます。

業務効率・生産性の向上

企業での業務の多くはチーム単位で動くため、社員同士の結束力が問われる場面も多く、密な進捗管理が必要です。
しかし、社内コミュニケーションがうまくいっていない企業の場合は、チームでの業務によくない影響が出てしまう場合もあります。
その点、コミュニケーションが活発な企業であれば、社員が連携して動くようになり、業務効率や生産性の面でもプラスの効果が期待できます。

社員が主体的に働ける

会社内ではチームリーダーの指示に従うだけでなく、時には主体的に業務を行う必要もあります。
コミュニケーションが円滑に進めば、上司に相談しながら「自分のすべき仕事は何か」を周囲に合わせて自発的に行えるようになるでしょう。
自らの頭で考えて行動する社員を育てるには、疑問点や意見を伝えやすい環境作りが大切です。

社内コミュニケーションの課題を解決する方法

社内のコミュニケーション課題を解決するための具体的な方法を紹介します。

座席管理システムを導入する

フリーアドレスの運用において、コミュニケーションを阻む要因を軽減してくれるのが座席管理システムです。
座席管理システムでは、社員がどこにいて何をしているのかがリアルタイムでわかるため、一人ひとりの状況が把握しやすくなり、報告や相談をしやすくなるメリットがあります。
また、オンラインチャットツールと連携している座席管理システムもありますから、フリーアドレス運用時のコミュニケーションを活性化するためにも、ぜひ利用してみましょう。

オンラインでのコミュニケーションツールを利用する

社内で対面のコミュニケーションをすることができない場合、オンラインのコミュニケーションツールの利用を検討するのも一案です。
チャットツールは、グループ内でのチャット機能はもちろん、タスク管理もできるため、仕事を円滑に進めるうえでも役に立ちます。
無料で使用できるものから、有料で機能を拡張できるものまでさまざまなものがありますから、自社に合ったツールを選択してください。

社内イベントを開催する

社内コミュニケーションを活発にするには、社員同士が協力しあって開催する親睦イベントや懇親会、オープンスペースでの意見交流会、オンラインでのビデオ通話なども有効です。
社員がお互いにコミュニケーションを取りやすい雰囲気作りを優先させましょう。
社内コンテストやプロジェクトのアイディアを募るなど、会社への貢献意識を高めることも効果的です。

社内報や社内SNSを運用する

社員数が100人を超えるような会社になると、社員一人ひとりの顔を把握するのは大変なことでしょう。
また、他部署の社員と交流する機会を持つことも滅多にありません。
社内でお互いの顔を知るために、社内報や社内SNSで社員やチームを紹介するのもおすすめです。

社内コミュニケーションの課題は、ツールや意識の変化で解決できる

「社内コミュニケーションの課題は、社員間や部署内で解決すべき」と考えるのではなく、経営陣や管理者、社員一人ひとりの意識改革が重要です。
コミュニケーションを活性化する方法はさまざまあるので、自社に最適な方法を取り入れてみましょう。
生産性が高く、離職率が低い企業は、社内コミュニケーションが円滑である場合が多いはずです。
風通しがよく、社員にとって働きやすい企業を目指すためにも、社内コミュニケーションの見直しを検討しましょう。