社内コミュニケーションが活発になるメリットや方法は？

社内コミュニケーションはなぜ重要なのか？

社内コミュニケーションは従業員満足度にも関係があると言われています。社内コミュニケーションの重要性について説明していきましょう。

コミュニケーション活発化と生産性アップ

コミュニケーションが活発化すると、従業員同士がお互いの意見を伝えやすくなります。一方、コミュニケーションが上手くいかないと、お互いに相談や声かけがしにくくなってしまいます。コミュニケーションが円滑に行われている企業では、従業員同士が良い雰囲気の中で働くことができ、仕事へのモチベーションも高まります。

職場定着率の上昇

高圧的な上司の下で部下が萎縮してしまうと、コミュニケーション不足で生産性が下がり、離職率も高くなってしまうものです。一方、コミュニケーションが良好であれば、お互いの悩みや不安も相談しやすくなり、職場定着率の向上にも繋がります。
コミュニケーション活性化はストレス軽減と職場定着率アップにも貢献し、優秀な人材が離職するのを防止してくれます。

サービスの品質向上による顧客満足度のアップ

従業員満足度の高い企業が提供するサービスは、品質が高くなると言われています。サービスの質が高まれば、それを利用する顧客満足度も比例して向上するでしょう。顧客満足度はリピーターの増加にも繋がり、ビジネスの好循環が期待できます。

社内コミュニケーションの課題や問題点

社内コミュニケーションを活発にするには、解消しなければならない課題がいくつかあります。働き方の多様化により社内のコミュニケーションが課題となる中、どのような解決策があるのでしょうか。

従業員のモチベーションが上がらない

企業の生産性は従業員のモチベーションと密接に関係しています。社内でイベントや奨励などの形でコミュニケーションを促進しても、モチベーションが低下していれば効果は思うように得られないでしょう。
モチベーションが上がらない場合、上司からアプローチを行うことが大切です。上司が声かけを行い、社員の仕事へのモチベーションを高めることが必要になります。

成果が見えにくい

コミュニケーションを円滑に行うことと、生産性やサービス品質の向上には関係があることはわかっているものの、成果が見えにくいという課題があります。そのため、企業側としてもディスコミュニケーションの改善に力を入れにくく、結果として生産性が低下する悪循環を招いてしまうことにもなりかねません。
コミュニケーションを活性化するには、定期的なアンケート調査を行うのが有効と言われています。社員のモチベーション把握にも繋がり、企業の抱える課題がはっきり見えてくるでしょう。

効果が一過性になりやすい

イベントや参加型の企画でコミュニケーションを図っても、効果は一時的なものになりがちです。日常的な業務でコミュニケーションが取れていなければ、長期的な効果は期待できません。
短期的にはイベント、長期的には定期的なカンファレンスなどの施策を行い、企業全体で従業員がコミュニケーションを取りやすい環境を整備しましょう。

コミュニケーションが取りにくい状況

オフィスに出勤して働く場合は、日常的な会話が重要なコミュニケーションを担ってくれます。しかし、リモートワークなど、社員がコミュニケーションを取りにくい状況にある場合は、チャットツールや社内SNSを使う方法が有効です。社内で必要な情報を素早くやりとりでき、場所や状況による不利もありません。ツールはさまざまなものがありますから、自社に適したものをチェックしてみてください。

社内コミュニケーション活性化がもたらすメリット

社内でのコミュニケーションが活発になると、企業にも従業員にも多くのメリットがあります。どのようなメリットがあるのか紹介します。

社員の離職率低下

闊達なコミュニケーションには働く環境を良くする効果があり、対人関係が良好な職場の離職率が低いことは明らかです。もちろん、給与上昇やキャリアアップを求めて転職する人はいますが、長く働き続けるなら人間関係の良い職場がふさわしいでしょう。
コミュニケーションが活発で、人間関係の良好な職場であれば、離職率が低下し、生産性も向上します。

情報共有の円滑化

社員同士のコミュニケーションが上手く取れていないと、情報共有が進まず、企業の生産性にも悪影響を及ぼしてしまうかもしれません。社内での情報共有を円滑にするためにも、風通しのいいコミュニケーションが重要な役割を持っています。

目標の共有

社内のコミュニケーションが活性化すると、企業の目標を従業員に理解してもらいやすくなります。従業員に達成すべき目標を共有することで、社員一丸となって同じ方向を見据え、高い目標に向けて仕事に取り組むことができるでしょう。

業務の効率化

従業員同士が積極的に意見を交換することで、業務の分担がしやすくなったり、業務の効率化が見込めます。業務の効率化はサービスの質向上にも繋がり、企業の利益にも繋がるはずです。

社内コミュニケーション活性化のアイデア

社内のコミュニケーションを活性化させるアイデアを紹介します。

フリーアドレス導入

フリーアドレスはオフィスのデスクを自由化し、好きな席で業務ができる働き方です。従業員同士が、部署を超えてコミュニケーションを取ることで、自由な発想を生み出すことができます。

コミュニケーションツールの活用

コミュニケーションツールには社内SNSやWebカメラ、チャットツールの導入などさまざまな選択肢があります。ツールの活用でいつでも社内交流が可能になり、リモートワークでもコミュニケーションがしやすくなるはずです。

社内部活・サークル

仕事以外でも交流を図るとコミュニケーションは促進されます。部署や役職に関係なく、同じ趣味や興味を持つ者同士、部活やサークルを作って交流するのもいいでしょう。普段話したことがない人と交流することで、コミュニケーションを活発化できるはずです。

座席管理ツールで社内コミュニケーションを活性化するポイント

座席管理ツールを導入し、社内のコミュニケーションを活性化するポイントを解説します。

コミュニケーションのルール作り

座席管理ツールでは勤怠管理と業務状況の把握が可能です。コミュニケーションを取る際は、座席管理ツールでステータスを確認し、手が離せない状況にあれば返信を後回しでもよいなどのルール作りが必要です。
コミュニケーションの強要は従業員のストレスになりかねません。さまざまな状況を想定して、無理のないコミュニケーションを実現しましょう。

Webカメラも利用した対面のコミュニケーション

チャットやメールだけでは伝えられないことも多いため、面と向かってのコミュニケーションが必要となる場合もあります。そのため、座席管理ツール自体にWebカメラ機能があるものを選ぶのも良いでしょう。定期的に上司との面談の機会を設け、従業員に「上司に見てもらえている」という安心感を持ってもらうことも重要です。

チーム内でタスクの共有

座席管理ツールには、タスク管理やプロジェクト進行を可視化する機能がついているものもあります。そのような機能を活用することで、チームメンバーの業務も把握しやすくなるため、お互いのすべきこと、やっていることが見える化でき、社内コミュニケーションも活発になるでしょう。

オフィスのコミュニケーションの活性化を目指そう

オフィスのコミュニケーションの活性化には、多くのメリットがあります。スムーズなコミュニケーションは従業員の離職率低下にも繋がり、企業にとっても人材流出が防止できます。今回紹介したアイデアを活用して、円滑な社内のコミュニケーションを実現しましょう。