ホテリングの導入方法を解説！導入の流れから成功させるポイントまで解説

ホテリングとは？

ホテリングとは、オフィススペースにある座席を社員自ら選択し、予約するシステムのことです。

ホテリングの種類を解説

ホテリングは、他のワークスタイルと組み合わせて運用すると、相乗効果で多くのメリットを得られます。どんなワークスタイルと組み合わせるとよいのか、その種類を紹介していきます。

ホテリング×フリーアドレス

ホテリングとフリーアドレスは、相性のよい組み合わせです。フリーアドレスとは、従来のように社員それぞれが個人専用のデスクをもつのではなく、オフィススペースに複数の人が使えるテーブルやイスを設置して席を用意し、自分が使う席を自由に選んで仕事をするワークスタイルのことを指します。このフリーアドレスと、ホテリングを組み合わせることで、効率よく席を予約・稼働させることができ、フリーアドレスをスムーズに運用できます。

ホテリング×ハイブリッドワーク

ハイブリッドワークとは、テレワークとオフィスワークを併用しながら仕事をするワークスタイルのことです。例えば、週に3日は会社に出て仕事をし、2日は在宅ワークで働くといった働き方をいいます。このハイブリッドワークとホテリングを組み合わせれば、出社している人と在宅ワークをしている人の区別がつき、退勤管理もスムーズにできます。

ホテリングの導入方法と流れについて

ここからはホテリングを導入する際の流れについて、詳しく解説していきます。

導入の流れ①導入イメージとルール案をつくる

まずは、ホテリングを導入する目的を明確にし、ホテリングシステムのルール案をつくります。ルールは、次のようなものを考えておく事がポイントです。

• ・1日に出社できる最大人数を決める
• ・予約は○週間先まで可能とする
• ・前日と同じ席は予約しない
• ・ソーシャルディスタンスを保つため、利用可能な座席を決めておく

その後、社員に周知し、ホテリングについて理解してもらうことで、導入がスムーズに行えます。

導入の流れ②テスト導入スタート

ホテリングをテスト導入します。このとき、対象者を社員全員にせず、部署単位程度の小規模で行い、Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Action（改善）の「PDCAサイクル」を回しながら運用します。問題点があれば改善しながら、PDCAサイクルがうまく回せるようになるまでテスト導入を続けてください。

導入の流れ③利用ルールの策定

テスト導入での問題点や課題などを洗い出し、本格的な導入に向けてホテリングシステムの最適な利用ルールを策定しましょう。

導入の流れ④ホテリングシステムの選定

導入するホテリングシステムを選びます。提供されているホテリングシステムにはさまざまあり、特徴や機能が異なるので、自社に合ったものを選ぶ事が重要です。抑えておきたいポイントは、

• ・予約画面の操作のしやすさ
• ・ウェブカレンダーとの連携の有無
• ・座席抽選機能の有無
• ・座席の使用履歴を記録する機能の有無
• ・運営側の管理のしやすさ

などです。

導入の流れ⑤オフィス環境の整備

ホテリングをスムーズに導入・運用するために、オフィスレイアウトの変更や、ノートパソコンやモバイル機器などの準備、IT環境の整備を行います。

ホテリング導入が向いている企業の特徴

ホテリング導入が向いている企業には、いくつか特徴があります。どんな特徴があるのか、自社と照らし合わせながらチェックしてみてください。

特徴①セキュリティ意識が高い

ホテリングは、ほとんどの場合フリーアドレスやハイブリッドワークと組み合わせて運用します。これらのワークスタイルでは、ノートパソコンで仕事をすることが一般的です。

ノートパソコンは、持ち運びができる利便性がありますが、紛失や盗難のリスクが高いです。ただし、組織のセキュリティ対策がしっかりとしていて、社員のセキュリティ意識も高ければそういったリスクにも迅速に対応できるため、ホテリング導入に向いている企業といえるでしょう。

特徴②テレワークの社員が多い

ホテリングでは、社員の数よりも座席数を少なくするケースがほとんどです。そのため、テレワークの社員が多い企業であれば、ホテリングを実施しやすいと考えられます。また、ホテリングシステムによって、特定の社員が在宅なのか、出社しているのかがわかるのも、ホテリングのメリットです。リモートワークが進む今、ホテリングを導入するにはベストなタイミングといえます。

特徴③クラウドサービスを導入している

社員全員がノートパソコンで業務を行っていて、クラウドサービスの導入が進んでいるのであれば、ホテリングに向いている企業といえます。クラウドサービスを活用すれば、場所、デバイスを問わずに大人数で会社の情報共有ができるため、仕事を円滑に進められます。

ホテリング導入を成功させるポイントとは？

ホテリング導入を成功させるポイントを解説していきましょう。

方法①自社に合ったホテリングシステムを選ぶ

ホテリングシステムにはさまざまな種類が提供されていますが、自社の状況をチェックし、適したシステムを選ぶのが、ホテリング成功の鍵を握ります。価格や機能などを比較して、よりよいホテリングシステムを選ぶ際は、次のポイントを抑えておくとよいでしょう。

• ・スマートフォンで予約できる
• ・どんな社員でも簡単に操作ができる
• ・名前で検索し、誰がどこにいるのかすぐにわかる
• ・座席表の閲覧機能がある
• ・退勤管理ができる
• ・席のランダム抽選機能がある
• ・座席稼働率がわかる

方法②運用ルールの徹底・改善

ホテリングでは、社員全員が運用ルールを徹底することが大切です。運用する前にルールを策定しましょう。また、ルールは定期的に見直しを行い、問題点や課題は改善するようにしてください。

方法③クラウドサービスを導入する

クラウドサービスを導入しておけば、場所やデバイスを問わず、社員同士で情報共有ができます。リモートワークにも利用できるため、クラウドサービスの導入は検討する必要があります。

方法④事前準備をしっかり行う

ホテリングシステムでクラウドサービス、Wi-Fiや無線LANなどのIT環境を整えることはもちろんのこと、オフィスのレイアウト、デスクやチェア、ロッカーなどの準備も事前に行うことで、ホテリングがスムーズに導入できます。社員が働きやすいようなオフィス環境を整えておくことが重要です。

スムーズなホテリング導入を！

ホテリングを導入するときには、IT環境、オフィス環境を事前に整え、ルールを策定しておくことが大切です。社員が気持ちよく働けるよう準備を行い、ホテリング導入を進めましょう。