ホテリングが失敗する原因とは？【事例付き】

ホテリングが失敗する理由

ホテリングが上手く行かない場合、どのような理由があるのでしょうか。見ていきましょう。

理由①専用のシステムを利用していない

ホテリングは、社員が自由に座席を選んで予約するシステムですが、ホテリング専用のシステムを使わずに運用すると、失敗してしまう可能性が高いです。ホテリング専用のシステムを利用しないと、誰がどこにいるのかわからない、勤怠管理が面倒になるなどの問題が発生することが考えられます。そうなると、特定の社員を探すのに時間がかかり、業務が滞ってしまうデメリットが発生し、ホテリングの意味がなくなってしまうでしょう。

理由②予約ルールが徹底されていない

ホテリングでは、座席の予約に関するルールを設定します。たとえば、

• ・1日に出社できる最大人数は○人まで
• ・予約は2週間先まで
• ・同じ席を予約しない
• ・ソーシャルディスタンスを考慮し、利用可能な座席を決めておく

などです。これらの設定したルールが守られていないと、出席率が想定よりもオーバーする、一定の人が固定席をつくってしまうなどの可能性があり、ホテリングの失敗につながります。

理由③人気の席の争奪戦

どの席でも働きやすいようにレイアウトしたとしても、居心地のよい席や、業務がしやすい席というのが出てきます。たとえば、オフィススペースの隅などです。こういった席は人気の席となってしまい、予約が殺到することが考えられます。また、その席が予約できないと出社しない人が出てくるなど、業務に支障が出ることもあり、せっかくのホテリングの意味がなくなってしまいます。

理由④レイアウトが悪い

オフィスのレイアウトも、ホテリングの良し悪しに作用します。もしも、出社人数を設定しないままオフィスをレイアウトすると、想定をオーバーした人数が出社した場合に人が密集してしまいます。人が密集すると、社員の健康管理ができなくなり、集中して業務に取り組めないなどの問題点が発生することもあるのです。ホテリングでは、1日に出社する社員の人数を決め、ソーシャルディスタンス、パーソナルスペースを保ったレイアウトが必要となります。

フリーアドレスが向いていない会社の特徴

ホテリングを導入する会社では、ほとんどの場合フリーアドレスを実施していることでしょう。フリーアドレスには、向いていない会社も存在します。その特徴を解説していきます。

特徴①ITリテラシーが高くない

ネットワークやセキュリティなどのITにまつわる理解力や操作能力といった「ITリテラシー」が高くない会社は、フリーアドレスは不向きです。というのも、フリーアドレスには、座席管理システムやクラウドサービスなどのITツールが欠かせません。これらがうまく使いこなせなければ、フリーアドレスがうまく運用できないのです。

特徴②テレワークが進んでいない

テレワークの導入が進んでいない会社も、フリーアドレスには向いていません。テレワークでは、ノートパソコンやモバイル機器などを活用して、会社以外の場所で仕事ができる状態にしなければならず、フリーアドレスでもテレワーク同様のIT環境を整備する必要があります。

また、会社に出勤する従業員の比率が高ければ、フリーアドレスを導入してもスペースの有効活用にもつながらず、メリットが感じられないでしょう。

特徴③セキュリティ対策が不十分

セキュリティ対策が十分ではないケースも、フリーアドレスには向いていないといえるでしょう。フリーアドレスでは毎日席を変えるため、顔見知りではない人と同じ空間で仕事をすることになります。そうすると、部外者が侵入していても気づけない可能性もあります。最悪の場合には、機密情報の漏洩などにつながる恐れもあるため、入退室の管理、セキュリティ対策が万全でなければ、フリーアドレスの導入は見送ったほうが賢明です。

特徴④個人情報や重要書類などを扱う仕事

フリーアドレスに向いていない職業・職種があります。たとえば、個人情報や重要書類などを扱う金融業や人事部などです。これらの仕事では、共有や持ち出しができない情報を扱うため、フリーアドレスには不向きです。

また、研究職やデザイナーなど長時間席に座ってする職種やデスクトップで作業する職業は固定席のほうがよいでしょう。

フリーアドレスを成功させる方法

ホテリングをうまく運用するには、フリーアドレスを成功させることが大切です。その方法やポイントをご紹介します。

方法①座席予約システムを活用する

座席予約システムを活用しましょう。座席予約システムにはさまざまな種類があり、機能も異なります。自社の状況をチェックし、適したものを選んでください。具体的には、次のような機能があるシステムを選ぶのがおすすめです。

• ・スマートフォンで予約できる
• ・どんな社員でも簡単に操作できる
• ・会社側が管理しやすい
• ・名前で検索し、誰がどこにいるのかすぐにわかる
• ・座席表の閲覧機能がある
• ・勤怠管理ができる
• ・席の抽選制度がある
• ・座席稼働率がわかる

方法②運用ルールの徹底

フリーアドレスでは、社員全員が運用ルールを徹底することが肝心です。
以下の様なルールを設定するとよいでしょう。

• ・毎日同じ席に座らない
• ・電子ファイルを共有し、ペーパーレス化を進める
• ・デスクを使い終わったら仕事道具を片付ける
• ・3時間以上離席する場合は席を変更する
• ・チームアドレス・グループアドレスを導入する

また、あらかじめ、フリーアドレスを導入する意味を社員に伝え、理解してもらうようにしましょう。

方法③クラウドサービスを導入する

昨今ではリモートワークを導入する企業も増えています。そのため、会社にいる人と在宅で仕事をする人がスムーズに情報共有ができるよう、クラウドサービスの導入を進めましょう。クラウドサービスなら、情報共有はもちろん、場所、デバイスを問わずに大人数で仕事のアウトプットの共有が可能です。

準備・対策でホテリングを成功させよう！

ホテリングは、座席数を減らしてスペースを有効活用できる、新たなコミュニケーションが生まれて生産性も高まる、コロナ禍においての感染症対策にもなるなど、メリットがたくさんあります。導入を検討されているのであれば、失敗しないようしっかり準備・対策をすることが大切です。また、ホテリング運用後には、定期的なルールやレイアウトなどの見直しも行いましょう。