いまさら聞けない、テレワーク必須アプリ

アプリなしではテレワークはうまくいかない

オフィスはオフィスというだけあって、仕事をするのに最適な場所です。必要な機材や物資が周囲にあって、考えられたデスク、椅子、照明や空調に、なによりチームの人がそばにいます。テレワークの悩みで一番多いのは、そばにチームの人がいないことによる不便さ。会議はもちろん、顔を合わせてのコミュニケーションができないために物事のニュアンスが伝わりにくかったり、ちょっとした疑問などについて気軽に聞くことができなかったり、メンバーが何を考えているかわからなかったり…
他にもテレワークでは、資料をどこで共有するか、決裁をどのような流れで行うか、セキュリティをどうするかなどの問題もあります。

それらの問題を解決するアプリが、今数多く出ています。

テレワークでアプリを使うことは、生産性を向上させるだけでなく、柔軟性を持った働き方を実現するための重要な手段となります。様々なアプリを活用し、効果的にテレワークを実践することで、新しい働き方の可能性を広げることができるでしょう。

オンライン会議アプリ

テレワークで何より大切なのが、オンラインで会話できるアプリ。直にコミュニケーションを取れないテレワークでは、リアルタイムに顔を見ながら会話できるオンライン会議のためのアプリが欠かせません。ビデオ会議アプリ（Zoom、Microsoft Teams、Google Meetなど）は、遠隔地にいるメンバーやクライアントとの対面コミュニケーションを可能にし、プレゼンテーションやディスカッションをスムーズに行うことができます。

チャットアプリ

コミュニケーションが取りやすくなるチャットツール（Slack、Microsoft Teamsなど）は、オンライン会議するほどでもない会話や、文字ベースでの作業確認などに活躍します。テレワークでは最も重要かもしれません。タスクの割り当て、ファイルの共有、チーム内のコミュニケーションを一元化し、効率的な作業を促進してくれます。

電話アプリ

チャットアプリにこの機能がついている場合が多いですが、電話のように気軽に会話できるアプリもあるとよいでしょう。文章としてアウトプット→返信を待つより、会話して解決したい問題があるときなどに便利です。

タスク管理アプリ

チーム全体のタスク管理やプロジェクトの進行状況を把握するために、タスク管理アプリ（Asana、Trelloなど）も重要でしょう。タスクの進捗が一目で把握でき、履歴も残るので、するべきことが整頓された形で共有できます。

クラウドアプリ

テレワーク環境では、データの安全な共有とアクセスが必要です。クラウドストレージサービス（Dropbox、Google Drive、OneDriveなど）を利用することで、ファイルや文書へのアクセスが容易になり、リモートからでも必要な情報にアクセスできます。

タイムトラッキングツール

テレワーカーは自己管理が求められるため、タイムトラッキングツール（Toggl、Harvest、Clockifyなど）を利用すれば、作業時間を効率化することができます。

セキュリティツール

テレワーク環境ではセキュリティに関する懸念が多くあります。セキュリティツール（VPN、パスワードマネージャー、セキュリティソフトウェアなど）を活用することで、オンライン上でのデータ保護やセキュリティリスクの軽減が可能になります。

「なんでもいいから入れちゃえ」は悪手

テレワークを成功させるためには、これらのアプリケーションを適切に活用することが不可欠です。適切なツールの選択と効果的な活用により、リモートワーク環境でも生産性を維持し、チームのコラボレーションを促進することが可能となります。

しかし、なんでもかんでも便利そうだからと導入しては、全てを使いこなせずかえって手間取ったり混乱したり、結果としてコストを無駄にすることもあります。自社にとって、従業員にとってどのアプリが最も適しているかをきちんと調査し、使い方の共有も含めて運用を考えましょう。

まとめ

テレワークにおいては様々なアプリが重要な役割を果たしています。これらのアプリを活用することで、リモートワーク環境での生産性やチームのコラボレーションを効果的に支援し、業務の円滑な遂行を実現することができます。