右から 杉本卓、稲田勇祐、堤久芳（UI/UX・HR Techサービスライン）
働き方改革の旗印の下テレワークが周知され、働く場所の選択肢が増えたことによって、オフィスの在り方が見直されています。更に、新型コロナウイルスの感染拡大がそれに拍車をかけています。特に注目を集めているのが、従業員が固定席を持たないオフィススタイル「フリーアドレス」です。当社では、今後さらに必要とされるであろうフリーアドレスを効率的に運用するシステム「Your Desk（旧Office DARTS）（オフィスダーツ）」を販売しています。今回は当社がサービスを開始した経緯や現状を担当者に聞いてみました。
フリーアドレスのメリットを引き出すダーツシステム
働き方改革による勤務形態の変化とともに、新型コロナウイルス感染症対策の一環として出社を控えるようになったため、これまで従業員の人数分用意されていた座席を調整し、オフィスの運用コストを削減するべくフリーアドレスの導入を検討する企業が増えています。フリーアドレスにはメリットもあれば、当然デメリットもありますが、メリットを最大限引き出すシステムが、当社が提供している「Your Desk（旧Office DARTS）（オフィスダーツ）」です。2018年9月に合併前のキーポート・ソリューションズが販売を開始した製品です。「Your Desk（旧Office DARTS）」はその名のとおり、出社時に座る座席をまさに「ダーツを投げて割り当てる」ように、ランダムに決めるユニークなシステムです。さらに今年から予約機能が追加され、より利用しやすくなりました。フリーアドレスのメリットを最大化する為の機能が「Your Desk（旧Office DARTS）」には存分に盛り込まれています。ポストコロナ時代のオフィスワークの変容を見据え、ますます需要拡大が期待されているところです。
ここで「Your Desk（旧Office DARTS）」の使い方や機能を簡単におさらいしておきましょう。まず使い方から。従業員は出社時に、入口に設置されている端末画面に社員カードをかざすだけでログインできます。スマートフォンやタブレットからのアクセスにも対応していますが、社員証によるタッチパネルでの一発ログイン機能は好評です。現在は社員証がFelica（フェリカ）カード対応のものに限られています。今後、その他規格のICカードにも順次対応していく予定です。
そして次に、利用時間やその日の業務内容に応じた利用目的を指定し、席のタイプを選択すれば、ダーツシステムがランダムに座席を決定するという流れです。企業によって席のタイプは異なりますが、たとえば「集中席」「ミーティング用」や「プロジェクト単位」など、用途別に設定するのが一般的です。それをその日の業務内容に応じて選びます。席にいる時間や使う曜日なども自由に設定できるだけでなく、ミーティングのためにチームメンバーやプロジェクトメンバーが集まる座席選択も可能です。ランダムに席が決まるので、隣の席には普段あまり接したことのない他の部署のメンバーが座ることもあります。他部署の従業員と交流できることは新鮮で、仕事のうえでも思いがけない発想を得られるチャンスがあります。組織や役職を越えて、コミュニケーションが生まれるのもダーツシステムの賜物です。
固定席がないと、誰がどこにいるのか分からなくなりそうですが、「Your Desk（旧Office DARTS）」なら誰がどこに座っているか、利用状況画面からすぐに検索することができ、座席の利用ログも取得できます。また、荷物は個人用のキャビネットに収納できるので、デスク周りは常にきれいに保つことができます。何といっても、オフィスのレイアウト変更にも柔軟に対応でき、細かく設定できることが最大の利点です。またオフィスのレイアウト図面をそのまま利用可能なところは他にない大きな特徴です。
お客様のニーズに応えて販売を開始
ある時、お客様からフリーアドレスのオフィスで、座席を割り当てるようなシステムが欲しいという声がありました。偶然のご縁もあり、当時コクヨ社が開発をしていた「OfficeDarts」をリニューアルし、2018年9月、サーバーインストール型で稼働するソフトウェアとして販売を開始しました。導入スピードの向上やコスト軽減といったニーズの高まりを受け、翌2019年6月に「Your Desk（旧Office DARTS）」クラウド版をリリースしたのです。
そして2021年3月、新たに予約機能を搭載。コロナ禍の影響で、テレワークが増えた前年の夏頃、予約機能の搭載を希望する声が大きくなったからです。「Your Desk（旧Office DARTS）」はマルチデバイスに対応しているため、新型コロナウイルス感染症の拡大によってテレワークが増えてからは、タブレットやスマートフォンでの利用が多くなっています。出社してランダムに座席を決めるより、あらかじめ席を指定しておきたいというニーズの高まりを受け、新機能として自分だけの「マイページ機能」、当日の「座席指定機能」に加え、明日以降の「期間予約機能」、当日・明日以降の「テレワーク対応」機能を追加しました。
ハイブリッドワークの定着を契機に
コロナ禍における感染症対策として、固定席では難しいソーシャルディスタンスの確保もフリーアドレスなら柔軟に対応できるため、運用メリットは絶大です。フリーアドレス導入のメリットが周知されたからか、「Your Desk（旧Office DARTS）」への問い合わせも増えています。問い合わせの声を聞くなかで、ランダムな座席決定より座席予約のニーズが強いことも分かりました。現時点では、新型コロナウイルス感染症収束後のワークスタイルの傾向はまだ判然としません。在宅勤務やテレワークが急速に普及しましたが、小売業や製造業などテレワークに不向きとされる業種や職種も多くあります。IT業界では多くの企業がテレワークを導入していますが、世界を代表するIT企業であるGoogleのサンダー・ピチャイCEOは昨年12月に、「2021年9月以降“週のうちテレワークが2日、出勤が3日”という勤務形態を採用する」と発表しました（参考はこちら）。こうした報道から稲田は「ポストコロナ時代は、週にテレワークと出社が半々のハイブリッド型のワークスタイルが定着してゆくのではないか」と言います。やはり対面でのコミュニケーションも必要で、出社することによるメリットも大きい。しかし、これまでのようなオフィス面積はいらないとなると、効率的なオフィスの運用システムが不可欠です。「じゃあ、どうしようかという話になる時が来ます。今年後半から来年にかけて、になるでしょうか。その時が勝負だと思っています」と稲田は続けました。
「Your Desk（旧Office DARTS）」の機能にはまだまだ拡充の余地があります。「たとえば5時半以降には強制的に部屋の半分しか予約できないようにするとします。そうすれば、半分は消灯できて省エネにつながります。各社それぞれに勤務形態も異なり、フリーアドレスの導入後にそれまで気づかなかった業務傾向が見えることもありますから」と稲田。今後は「Your Desk（旧Office DARTS）」とモチベーション・マネジメントシステム「Willysm」との連携を実現したいとのこと。「Your Desk（旧Office DARTS）」と「Willysm」の連携によって、テレワークやフリーアドレスのオフィスでもワーク・エンゲージメントの向上を目指しているのです。具体的な進展があったら、ぜひともお知らせしようと思います。
※インタビュー時はマスクを着用し、ソーシャルディスタンスを確保しております。
