株式会社プリバテック様

いつから「YourDesk」の導入を検討されたのでしょうか。

弊社の本社は東京都港区港南にあるのですが、「YourDesk」を導入したのは、川崎市鹿島田にある川崎事業所です。2022年の4月頃からフリーアドレスにするかどうかという話が出ていたようで、本格的に検討を始めたのは7月頃だったでしょうか。7社か8社くらいのホテリングシステムを比較して「YourDesk」に決めました。
座席の管理は必要だったので、「YourDesk」を導入するまではExcelで座席予約を管理していました。とはいえ自社で作ったExcelの座席表は、どの座席を誰かが使うことを記入するだけという、いたって簡単なものでした。

「YourDesk」を導入された決め手は何ですか。

一番の決め手は、座席に座っている人の氏名がフロアマップに表示できることと、内線番号が簡単に紐づけられることです。フロアマップに内線番号を直接描画しているのですが、それで対応できるのはいいですね。「YourDesk」で表示すれば、最新の出社状況がいつでも確認できるので、これは便利だと思って採用しました。
ほかには、最低限必要な機能としてログ機能があること、VPN接続が不要であること、月額が予算内であることなどが挙げられます。さらに座席の予約に専用のアプリが必要ないこと、固定席が設定可能であることなども導入のポイントとなりました。

具体的なワークスペースの状況などをお教えください。

川崎事業所の1階と2階の2フロアで使っています。導入後、「座席を増やしてほしい」「ユーザー登録をしてほしい」という声に対応し、現在の席数は1階が15席、2階が16席で、利用者は43人となっています。弊社では「集中ブース」とか「会議コーナー」といった特別な座席は設けていません。

導入後、利用者のみなさんの感想はいかがですか。

マニュアルを見ないと操作できないなどということもなく、簡単に使えて、使いやすいという印象です。Excelだと共用のファイルにアクセスするため、ほかの人とアクセスが重なることもあるのですが、「YourDesk」は各自WEB上で行うので、そういうこともなく、それも非常に使いやすいと感じる点です。

弊社ではテレワークは週に3回までというローカルルールがあります。「YourDesk」を導入した開発関係の部署では週2回くらいは出社するのですが、その時に「YourDesk」で席を予約しておきます。その際、できれば仕事が絡む身近な人たちと、同じような位置関係になるような席を探して予約するようにしています。

仕事はテレワークでも問題なく、もちろんオンラインでコミュニケーションを取ることはできますが、やはり対面でのそれとは違うので、出社する際はコミュニケーションを第一にして、そのために予約する席も誰がどこを予約しているか、座席表を見ながらよく考えて決めるという感じです。誰がどの席を予約しているかが分かるというのは、メリットとして大きいです。空いている、空いていないだけでなく、名前が表示されているのはとても重要なことだと思っています。

昨年の半ばまで、在宅での仕事がメインで出社するのは週１回だけだった頃に「YourDesk」のようなシステムがあったら開発者同士のコミュニケーションも、もう少しうまく取れたかもしれないなと思いました。

利用の仕方などに課題があるとしたら、どんなことでしょうか。

使いやすいので、現時点で課題はないのですが、利用期間が短いのとすべての部署で利用している状況ではないので、これからもう少し広がって、全フロア・全員が利用するということにとなった時に「もっとこうしたほうがいい」ということが出てくるのかもしれません。
ほかの部署と業務で連携する時にわざわざ別の部署に行くというのではなく、業務内容ごとに座席でうまくまとまりを作ることができるなど、そういう面では今後もうまくフリーアドレスや「YourDesk」を活用していけばいいのではないかと思います。

「YourDesk」の機能にさらに求めるものはありますか。

もし使いこなせていないだけだったら、申し訳ないのですが、いくつかあります。
まず、定期的な予約はできるのですか。例えば「毎週火曜日の9時～18時」を3カ月間予約できるといった予約機能があるといいと思いました。
（→下記YourDeskスタッフより「定期的な予約機能について」参照）

もうひとつがスケジューラーというのか、例えばスケジュールを管理しているOutlookなどと連携できると便利ですよね。「YourDesk」で席を予約したら、それがOutlookのスケジュール表に自動的に反映される機能があるといいなと感じていました。
（→下記YourDeskスタッフより「スケジューラーとの連携について」参照）

さらに、座席を無効にする機能があったらいいと思うのですが。先日、荷物を一時的に置いておきたいので、その席を予約できないようにしてほしいという申し出がありました。今はそういった機能がないので、一時的に席を予約して埋めてしまうしかありませんでした。できれば、席を予約できない、席を無効にする機能があったらいいと思いました。
（→下記YourDeskスタッフより「座席の無効について」参照）

YourDeskスタッフより

定期的な予約機能について

「YourDesk」にはすでに「繰り返し予約」の機能が実装されています。
詳しくは、下記YourDeskのHPよりご覧ください。
https://youtu.be/H12U-hh3hxA?t=80
※ご覧の環境によっては正しく表示されない場合がございます。

スケジューラーとの連携について

「YourDesk」の有料のオプションの機能になってしまうのですが、Outlookのスケジュールとの連携は可能です。連携していただくと、「YourDesk」で予約を入れたら、自動的にOutlookのスケジュールに予約したフロアと予約した座席名が表示されます。

座席の無効について

今のところ座席単位で無効にする機能は搭載されていません。ただ座席を無効にしたいというご要望はほかのお客様からもいただいておりますので、弊社内でも懸案となっています。

最後に、今後の御社の展望をお聞かせください。

技術会社や半導体商社を親会社に持っているため、技術会社とは設計開発の分野で連携し、シナジーを生み出すことで、最適な技術開発のサービスを提供してきました。また、半導体商社が持つ優良顧客やさまざまな情報から、最新のニーズや技術トレンドが有効活用でき、マーケットを意識した開発も可能な環境にあります。
今後も成長を予想される半導体業界や半導体関連のお客様と半導体の設計、開発や半導体のテスト、半導体を制御するソフトウエアやハードウエア開発に関わりつつ、新たなソリューションをお客様にご提供し、世の中をもっと便利にしていくと同時に、環境にも配慮した取り組みを今後も推進していきたいと考えています。

－YourDesk スタッフ一同より－
この度は、貴重なお話をお聞かせいただきありがとうございます。
コミュニケーションや仕事の効率化のために、YourDeskが少しでもお役に立てていれば幸いです。
今後もご意見やご要望をもとに日々YourDeskは進化していきますので、ご愛顧のほど宜しくお願いいたします。