株式会社アプラス様

フリーアドレスはいつから導入されていましたか？

当社のIT本部は2019年に秋葉原から新川に移転を行いましたが、その際にIT本部所属の人数がかなり多くなっていて、当初予定していた座席数では足りなくなっていました。
社員はそれほど増えていなかったのですが、システム開発の都合でプロジェクトごとに業務委託の方や派遣の方が増えることがあり、それがちょうど重なった時期だったのです。その為、一部の部署が秋葉原に残り2拠点に分かれ業務をしていたのですが、2020年5月にテレワークの環境が整い出勤者が30％以下になったことから2020年12月にオフィスを新川に集約しました。
オフィス集約後、このフロアは4つの部署となり、それぞれの部署内で限定的なフリーアドレスを取り入れたという感じです。

左から 執行役員IT本部長 木村素子様、システム企画部マネジャー 渡邊利美様、システム企画部部長 石津健太郎様

御社にとって、フリーアドレスにはどのようなメリットがあるでしょうか？

一時的には席数の調整が必要だったということがありますが、やはり普段あまりなじみのない人、違う部署の人と隣同士になり、コミュニケーションを取ることで新しいアイデアが創出されることを期待しています。

近くにいて顔を合わせれば、必然的に会話が生まれます。多様な意見や考え方が行き交うことで、新しいアイデアが生まれるかもしれません。上層部の意向も、セレンディピティによる新たな価値の創造を期待して、フリーアドレスを推進しようということでした。

Office DARTSを導入したきっかけをお聞かせください

当社は新生銀行グループの一員ですが、新生銀行では当社より先行してフリーアドレスを導入しました。聞くところによると、どうしても同じ席に座る傾向があるというのです。フリーアドレスなのに席が固定されたのでは、先ほどお話したメリットが生まれません。そこで、いろいろ調べていくうちに、席をランダムに選ぶ機能があるOffice DARTSが目に留まりました。

今年9月から本格的にフリーアドレスを導入する予定だったので、メリットが生かせるツールを探していたのですが、Office DARTSを見つけたのが7月だったでしょうか。9月には間に合わないかもしれないと思いながら、御社に連絡したところ、営業担当の方がすぐに動いてくれて、「これはありがたい！」と思いました。何しろ上から催促されていたので（笑）。

IT本部全体としては、フリーアドレスを推進する方向ではあったのですが、懸念する声もありました。新型コロナウィルスの感染可能性がある人が出たときに、どこに座っていたか、周囲に誰がいたかなどをすぐに確認する必要があるため、固定席がいいという意見は根強くありました。Office DARTSを使えば、どこに誰が座っていたかが分かるので、その心配をクリアできます。

さらに、気軽に導入できる価格設定だったことも、Office DARTSの導入を決めた理由のひとつです。連絡したらすぐに対応いただき、細かな説明から設定までレスポンスよくやってもらえました。9月には間に合わないと思っていたのに、ほぼ１カ月で導入でき、難なく運用しています。

※「Office DARTS」は記事の取材時のサービスの名称です。現在はリニューアルされた「YourDesk」をご利用頂いております。

Office DARTSを利用している部署と人数、座席のタイプをお聞かせください

利用している部署は4部署、ID登録者は常駐メンバーが154名、来客者や外部ベンダー作業者への貸出用IDが42です。座席数は118席で、一般の執務スペース、集中ブース、リラックスエリア、フリースペースなどに分けられています。一般の執務スペースは、社員＋派遣用と、業務委託者用でエリアを分けており、これは法規制上、業務委託をしている方たちと分離することを求められているためです。
リラックスエリアは、通常の席よりテーブルの前が開放的なので、ゆったりした気分で仕事ができるのではないかと思います。

スケジュール管理はOutlookのスケジューラーを利用しています。さらにOffice DARTSを使って照会すれば、リモートなのかオフィスのどこの席にいるかが分かります。

※「Office DARTS」は記事の取材時のサービスの名称です。現在はリニューアルされた「YourDesk」をご利用頂いております。

導入後の従業員のみなさんの反応はいかがですか？

一度説明会をしただけですが、「よく分からない」とか「ここをこうして欲しい」という声は特にありませんでした。全員に支給している業務用のiPhoneを利用して、どこにいてもすっと予約できるようになっています。
グループ内には座席予約を一切行わない部署や、SharePointで座席予約の仕組みを作っている部署もあります。SharePointを利用するとパソコンを立ち上げて、会社のIDやパスワードを入れなくてはなりません。それに比べOffice DARTS をiPhoneで利用するほうがはるかに楽だと思います。

座席やID登録は全て設定して頂いたので、管理者として実際に自分ではしていませんが、説明を聞く限り、かなり簡単に設定できるのではないかと思いました。設定後の予約方法も簡単だし、IDの登録も簡単。削除もすぐできるし、メンテナンスの上でも管理者がする操作が簡単で、いたって気軽に使えます。導入時にはすべて設定していただけるプランもあるし、仮にそれがなくても、サポートセンターのようなものがあれば、設定も自分でできるのではないかという印象です。

※「Office DARTS」は記事の取材時のサービスの名称です。現在はリニューアルされた「YourDesk」をご利用頂いております。

フリーアドレスに関するエピソードなど、あればお聞かせください。

これまでは会社へ来ることが仕事だという風潮があったと思うのですが、この考え方は変えたいと思いました。仕事をするのに最適な場所が選べれば、よりよい生活もできます。
グループ全体としては兼業や副業とか認めていますので、そういったことにもいきいきと取り組めるようにするためのオフィスが、フリーアドレスの導入によって新たな価値の創造の場になればと願っています。
エピソードといえば、コロナ禍の間に半年くらいかけて、紙の稟議書を電子化したことでしょうか。電子化前は社内で大量の稟議書のやり取りがありましたが、現在は電子化されて紙のやり取りがなくなったため、キャビネットに保管する書類がかなり少なくなりました。

在宅勤務を始めるにあたってペーパーレス化が必要でしたし、各机のキャビネットを机から切り離さないと、固定席になることが避けられないと思いました。
そうしてIT本部では元々他の部署に比べ保管書類は少ない方でしたが、それでも段ボール箱で43箱の書類が倉庫入り。廃棄したものも40箱近くあります。つまり段ボール80箱分くらいの紙がオフィスからなくなったことになります。だからこそフリーアドレスのオフィス設計ができたのです。フリーアドレスはペーパーレス化とセットで進めるものだと思いました。

Office DARTSを導入したことへの期待や今後の展望をお聞かせください

新生銀行グループでは単なるフリーアドレスではなく、ABW（Activity Based Working）を進めています。その時々の自分の仕事の内容や状況に応じて、自由に働く場所を決めるということを推進しているのです。
新生銀行では、リモートワークを利用して、単身赴任していた人が家に戻ったり、両親がいる実家に行ったりすることもあると聞いています。当社はまだそこまでいっていませんが、今後は自由度を増していくことが考えられます。

このように多様な働く場所の組み合わせによって、それぞれの人たちの働き方を最適化しながら、オフィスはオフィスでさまざまな仕事や文化の交流ができ、当社だけでなく新生銀行グループとして、いろんな企業戦略につながればいいと思っています。

たとえばITの分野でいえば、お客様が何か申し込む仕組みを構築する際、銀行から見ても当社から見てもお客様には違いないですし、求められる機能には同一のものが多いです。各社それぞれに構築するよりも、同じ機能を共通のものとして構築する方が効率的です。公式に相談することもできますが、ここ新川オフィスには当社だけでなく新生銀行や昭和リースのIT分野の人たちがいますので、コラボレーションルーム（グループ各社メンバーが自由に使える自販機のあるスペース）での会話の中から情報入手やアイディアが沸くことがあることを期待しています。

－YourDesk スタッフ一同より－
インタビューした日はなんと木村様のお誕生日とのこと！笑顔が絶えない暖かい雰囲気の中で、インタビューにお答えていただきました。今後もより良いサービスをお届けできるよう邁進してまいります。
ご協力、ありがとうございました。

※感染症予防の一環で、インタビュー時はマスクを着用し、ソーシャルディスタンスを確保しております。

※「Office DARTS」は記事の取材時のサービスの名称です。現在はリニューアルされた「YourDesk」をご利用頂いております。

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