大丸株式会社様

簡単に御社の業容をご紹介ください。

弊社は明治25年（1892年）に札幌で燈油の行商として創業して、北海道を基盤に130年以上続いている会社です。創業者は、燈油ランプが電灯に取って代わること、社会文化の進歩とともに紙の需要が伸びることを見越し、燈油行商から紙商に転換、これが文具や事務用品の販売に繋がり、オフィス家具、情報機器などを取り扱う総合商社として現在に至っています。最近では、オフィスのレイアウトや運用のコンサルティングを行いながら設備提案させていただく事業も主力のひとつとなっています。

いつから「YourDesk」の導入を検討されたのでしょうか。

我々が働いているオフィスは、実際にお客様に来ていただく「ワークプレイス」として活用いただいております。オフィスレイアウトと運用についてお客様にイメージしていただき、什器や情報機器などの選定のお手伝い、提案を行っています。

「ワークプレイス」として活用しているフロアには実際に4つの部門の社員が働いておりますが、「ワークプレイス」の運営にあたり所属部門をまたいでプロジェクトを組み、ワークプレイス見学、オフィスの設計、設備投資の検討などを行っています。本日お話させていただいている3名は、そのプロジェクトチームのメンバーの一員で、実際にワークプレイスを活用し、困ったことや問題点を解決し、実体験としてお客様への提案に活かせるようにしています。

プロジェクトでの主要なコンセプトの一つとして、フリーアドレスの運用の事例展開があり、2022年にワークプレイスを完全フリーアドレス化にしました。「YourDesk」導入の1年前にあたります。

完全フリーアドレス化に移行した当初は紙のフロアマップに手書きで、その日着席する場所に記名する運用でした。結果、「記入が煩わしい」「誰がどこに着席しているか分かりづらい」「座席表のところに見に行くのは面倒」という意見が出て、システム化が必要となり、「YourDesk」に出会いました。

「YourDesk」を導入してみて、いかがでしょうか。

紙に書いていた時に比べると、非常に便利とのご意見をたくさんいただいています。

御社が利用している「YourDesk」のワークスペースの状況を具体的にお教えください。

入口を入ってすぐのところに65インチのタッチディスプレイを設置しており、まずICカードをかざしてチェックインし、座る場所をタッチして決定し着席、という運用を徹底しています。

ディスプレイに表示されている在席マップは、別のフロアからワークプレイスに来た人が訪問相手を探す時にも活用されています。4つの部門を色分けすることで、ぱっと見てわかりやすいように工夫をしています。

プリンタ出力の認証用にもともとICカードを各社員に支給しており、それを「YourDesk」に紐づけして使用しています。

操作を簡易的にするためタッチディスプレイで操作できるようにしました。

出社時に、どうしてもディスプレイ前に集まることになるため、混雑が心配でした。代替案として、全部の座席にQRコードを貼り、アプリでの着席も可能にしており混雑が緩和されている印象です。

ワークプレイスで使用している什器や設備はプロジェクトメンバーで検討を重ねて選定や設計をしており、一度来ていただいたお客様に再度見ていただけるよう、毎年リニューアルを実施しており「進化するオフィス」を意識して運営しております。

【コラム】これからの「はたらく」を一緒に考えてみませんか

御社の利用の仕方、もしくは「YourDesk」に関して、もし課題がありましたら教えてください。

「退席」（外出時にステータスを退席にする）のし忘れで困ることがあります。「着席」は、出社時のフローとして徹底できているのですが、「退席」はまだ定着しておりません。導入時の説明では、簡単な操作であることを伝えたかったため、出社したら「着席」、外出時は「退席」を押すことのみ伝えました。そのため、本来は時間の設定や外出の設定などもできますが、あまり把握されていない状況です。

「退席」を忘れて利用者が席を離れた場合、管理者でないとステータスを変更できないため、空いている席を使用したい人から修正を依頼されます。その都度管理者でログインして削除したりし、個別にチャットで「退席」にしてもらうよう依頼したりしています。

現在の権限は一般と管理者ですが、「削除できる権限」など権限の種類があると嬉しいです。

YourDeskスタッフ：開発にリクエストしています。当面は管理者のアカウントを増やすといった対応をお願いいたします。

「YourDesk」の機能にさらに求めるものはありますか。

現在、ディスプレイに常に座席マップが表示されていますが、座席選択や利用者確認以外の時は、掲示板として利用できると嬉しいです。周知したい情報の提示、利用者一覧を簡単に切り替えられるといいと思います。

オートリロードボタンを押すと最新の状態になると認識していますが、常にオートリロードがONになっていて、いつでも最新の座席マップが表示できるといいですね。

YourDeskスタッフ：オートリロードは現状個別ユーザー側での利用となります。

「実績管理」から座席利用のデータをCSVで一括ダウンロードはできますが、「分析」のデータもダウンロードできると嬉しいです。オフィスレイアウト変更時や追加備品の配置の際に、着席率や予約率順位を参考にするため、より現実に即したデータを簡単にダウンロードできるとありがたいです。

YourDeskスタッフ：「YourDesk」の「分析」メニューから、予約率や着席率、人気の席がわかります。こちらでご覧いただくか、Excelなどで見る場合は表示内容を貼り付けてご対応ください。頂いたご要望は、開発に伝えておきます。

最後に、「YourDesk」に関しての、今後の御社の展望をお聞かせください。

現在は１フロアでのみ「YourDesk」を使っていますが、フリーアドレスを導入する部署が増えてきたので、そちらにも広めていきたいです。

来社されたお客様に「YourDesk」をご覧いただくと、関心を示される方も多くいらっしゃるので、お客様にもご紹介していきたいです。

－YourDeskスタッフ一同より－
「YourDesk」を、単なる座席管理システムとしてではなく、オフィスを「さらに」「より」快適にするために活用されていて、その視点からのご意見はとても参考になりました。インタビュー中に、たまたま外出先から帰ってこられた方がいらっしゃって、実際にICカードでチェックインし、タッチディスプレイで座席を選択している様子も拝見できました。流れるような動作で、皆様に便利に「YourDesk」がご利用いただけているのが嬉しかったです。
ご協力ありがとうございました。